Cómo se usa su ubicación

WorkIsHere es operado por FreedX Technologies OÜ, una sociedad de responsabilidad limitada registrada en Estonia (código de registro 16937909), Viru väljak 2, 10111 Tallinn, Harju maakond, Estonia. Preguntas sobre privacidad: omerbabadogan@gmail.com.

Para los datos de asistencia y ubicación de los empleados, la empresa para la que trabajan es el responsable del tratamiento: decide por qué y cómo se registra la asistencia, y nosotros tratamos los datos por cuenta de ella como su encargado del tratamiento. Para los datos de cuenta y de facturación de los propietarios de empresas, el responsable del tratamiento somos nosotros.

Los Términos de uso establecen las reglas para usar WorkIsHere, y los Términos de tratamiento de datos, cómo tratamos los datos de los empleados para cada empresa.

Mientras tiene una entrada registrada: la lectura empieza cuando toca “Llegué” y termina cuando toca “Me voy”. Sin el piloto automático, su ubicación no se lee en ningún otro momento.

La app web lee su ubicación mientras su pantalla de asistencia está abierta. Si su empresa usa el nivel de ubicación 2 o 3, también puede enviar verificaciones de ubicación en momentos aleatorios durante su turno, cada 30 minutos aproximadamente de forma predeterminada y como máximo una vez por hora en el plan Gratis: al abrir una, comparte su ubicación una vez. Mientras la app está cerrada y usted no abre una notificación, no se lee nada, salvo que la app WorkIsHere para teléfono tenga activadas las verificaciones de ubicación en turnos: en ese caso, solo durante su turno, el teléfono responde cada verificación por su cuenta con una lectura de ubicación.

Registramos:

• En la entrada y la salida: coordenadas, precisión del GPS, la hora y la distancia a la sede.
• Reportes de ubicación con los mismos datos: cada 30 minutos de forma predeterminada mientras la pantalla de asistencia está abierta, y uno cada vez que abre una notificación de verificación de ubicación. También se registra si cada verificación se respondió a tiempo o no, y sus gerentes pueden verlo.
• Con el piloto automático, cada vez que cruza el círculo del lugar de trabajo: los mismos datos una vez, y si entró o salió.
• El tipo de dispositivo y el navegador, para ayudar a diagnosticar problemas.

Su recorrido entre reportes no se registra. Sin el piloto automático, no se registra nada mientras está fuera de su jornada.

El piloto automático está desactivado hasta que lo active en la app WorkIsHere para teléfono, y pide su propio consentimiento. Mientras está activado, su teléfono vigila el círculo de su lugar de trabajo con su propia supervisión de regiones, no con GPS continuo.

Solo cuando usted cruza el círculo, la app toma una lectura de ubicación y la envía, para que se pueda registrar su entrada o su salida. Su ubicación entre un cruce y otro y su recorrido nunca se registran. Las verificaciones de ubicación durante su turno solo ocurren si su empresa usa el nivel de ubicación 2 o 3.

Puede desactivar el piloto automático en la app, salvo que su empresa exija el nivel de ubicación 3, y siempre puede cambiar el permiso de ubicación en la configuración de su teléfono. Si su empresa exige un nivel y su teléfono no está configurado para él, sus entradas se siguen aceptando, pero quedan marcadas, para que su empresa pueda verlo. Su empresa también puede desactivar el piloto automático para todos.

Mientras están cerradas, las apps WorkIsHere para teléfono usan su ubicación solo para dos funciones opcionales que usted mismo activa. Ambas necesitan el permiso de ubicación “Siempre” (iPhone) o “Permitir todo el tiempo” (Android):

• Verificaciones de ubicación en turnos: solo mientras su turno está abierto, su teléfono responde cada verificación de ubicación de su empresa por su cuenta, en silencio, con una lectura de ubicación. Durante el turno abierto también vigila el círculo de su lugar de trabajo: cuando usted lo cruza, envía una lectura y puede preguntarle si se va. Una vez cerrado su turno, no se lee nada.
• Piloto automático: la función de geovallas de su propio teléfono vigila los círculos de sus lugares de trabajo, también mientras la app está cerrada, y despierta la app solo cuando usted cruza uno. La app toma entonces una lectura, la envía y se detiene. No hay GPS continuo ni ningún servicio de ubicación funcionando en segundo plano.

En Android, mientras las verificaciones de ubicación en turnos están activadas durante un turno abierto, o mientras el piloto automático está activado, una notificación permanece en su barra de notificaciones (“Las verificaciones de ubicación en turnos están activadas” o “El piloto automático está activado”) para que siempre sepa que su ubicación puede compartirse. Desaparece cuando registra su salida o las desactiva. Mientras una verificación de ubicación en turnos toma su lectura, también puede aparecer brevemente una notificación “Confirmando su ubicación…”.

Puede desactivar cualquiera de las dos funciones en la app, salvo que su empresa la exija, y siempre puede cambiar el permiso de ubicación en la configuración de su teléfono.

Su empresa elige uno de tres niveles de ubicación: el nivel 1 es la entrada y la salida con ubicación; el nivel 2 agrega verificaciones de ubicación durante el turno; el nivel 3 agrega el piloto automático. Puede hacer que su nivel sea obligatorio o solo recomendado. Los permisos de ubicación de su teléfono siguen siendo decisión suya: si no los permite, aún puede registrar su entrada, y su empresa ve que su configuración está por debajo de su nivel.

Su empresa puede marcar a algunas personas, como conductores o personal de campo, como exentas del control de ubicación. Su ubicación se sigue registrando en la entrada y la salida, pero nunca se compara con un lugar de trabajo: sin marca de fuera, sin verificaciones de ubicación durante el turno y sin piloto automático.

Usted puede ver sus propias entradas, salidas e historial. Los propietarios y gerentes de la empresa para la que trabaja ven los registros de su propio personal.

Otras empresas no pueden ver sus registros, aunque usen la misma plataforma.

Los reportes de ubicación se eliminan automáticamente después del plazo que fija su empresa: como máximo 30 días en el plan Gratis y 90 días en el plan Equipo, donde 90 es el valor predeterminado. Un acuerdo Empresarial puede fijar otro plazo.

Las horas de entrada y salida, la ubicación tomada en esos momentos y la duración de cada turno se conservan como registros de asistencia, porque las empresas los usan para calcular las horas. La empresa decide cuánto tiempo conservarlos mientras usa WorkIsHere; después de que deja de usarlo, los eliminamos en un plazo de 90 días.

Otros datos:

• Notificaciones: se eliminan 90 días después de leerse, o después de 180 días si nunca se leen.
• Los datos de su cuenta: hasta que usted elimine su cuenta.
• Si inicia sesión con Apple: un token cifrado de inicio de sesión de Apple, que se conserva únicamente para poder pedir a Apple que revoque el acceso de WorkIsHere cuando usted elimine su cuenta. En ese momento se revoca y se elimina.
• Facturas y registros de pago: 7 años desde el final del ejercicio fiscal, como exige la ley contable de Estonia.
• El registro de que usted aceptó los Términos de uso (el ID de su cuenta, la versión, la hora, dónde aceptó y su navegador o app): se conserva después de eliminarse su cuenta, como prueba del acuerdo, durante un máximo de 10 años.

En interiores, el GPS puede desviarse decenas de metros. Una lectura fuera del círculo no se considera prueba por sí sola; se marca para que un gerente la revise.

Si su empresa activa el modo estricto, no puede registrar su entrada si está claramente fuera del círculo.

Antes de su primera entrada, la app le muestra cómo se usa su ubicación y registra que usted lo aceptó, con la fecha y la versión del aviso.

Su navegador o su teléfono también le pide permiso de ubicación. Puede retirarlo en su configuración en cualquier momento, pero sin él no puede registrar su entrada.

Su empleador registra la asistencia con la base jurídica que corresponde a su situación: por lo general su contrato de trabajo, una obligación legal de registrar el tiempo de trabajo, o su interés legítimo en saber quién está en el trabajo (RGPD, art. 6(1)(b), (c) o (f); KVKK, art. 5(2)(c), (ç) o (f)). El aviso propio de su empleador le indica cuál usa.

Que se usen o no el piloto automático y las verificaciones de ubicación en turnos depende del nivel de ubicación que elija su empresa. Cuando un nivel no es obligatorio, solo funcionan si usted mismo los activa. En todos los casos, el permiso de ubicación del teléfono sigue siendo decisión suya, y puede cambiarlo en cualquier momento en la configuración de su teléfono sin afectar lo que se registró antes.

De los propietarios y gerentes de una empresa conservamos los datos de cuenta que nos dan (nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono si se agregó, e idioma) y el plan, las licencias y las facturas de la empresa. Si inicia sesión con Apple o Google, recibimos de ellos su nombre y su dirección de correo electrónico (con Apple, posiblemente una dirección de retransmisión).

Los pagos en la web los gestiona Stripe, y en las apps, Apple (App Store) y Google (Google Play). Ellos reciben directamente sus datos de pago: WorkIsHere nunca ve su número de tarjeta. Nosotros recibimos solo lo que necesitamos para gestionar la suscripción: su estado, el plan y el número de licencias, el período y las facturas.

Cuando alguien usa el servicio, los servidores de nuestros proveedores registran datos técnicos como la dirección IP, la hora y la solicitud, para mantener el servicio seguro y detectar fallas. Estos registros se conservan solo por poco tiempo.

Para los datos de asistencia y ubicación de los empleados, su empleador decide la base jurídica (ver arriba). Para los datos de los que nosotros mismos somos responsables, nos basamos en:

• Su cuenta y el servicio que usted o su empresa contrató: el contrato (RGPD, art. 6(1)(b); KVKK, art. 5(2)(c)).
• Facturas y registros de pago: nuestra obligación legal de conservar los registros contables (RGPD, art. 6(1)(c); KVKK, art. 5(2)(ç)).
• Seguridad, prevención del uso indebido y corrección de fallas, incluidos los registros técnicos: nuestro interés legítimo en un servicio seguro y que funcione (RGPD, art. 6(1)(f); KVKK, art. 5(2)(f)).
• El registro de que usted aceptó los Términos de uso: nuestro interés legítimo en poder probar el acuerdo (RGPD, art. 6(1)(f); KVKK, art. 5(2)(e)).

Una cuenta necesita un nombre y una dirección de correo electrónico, y registrar la entrada con su teléfono necesita su ubicación: sin ellos, esa parte del servicio no puede funcionar. Todo lo demás es opcional.

No usamos datos personales para publicidad, no los vendemos ni tomamos decisiones sobre nadie únicamente por medios automatizados. El piloto automático y el modo estricto registran entradas automáticamente, pero sus gerentes ven los registros y pueden corregirlos, y usted puede pedírselo.

Usamos estos proveedores para operar WorkIsHere. Tratan los datos solo para prestarnos su servicio, y están obligados por contrato a protegerlos al menos tan bien como nosotros:

• Supabase: la base de datos y el inicio de sesión, donde se almacenan los datos de cuenta, asistencia y ubicación, en la UE (Irlanda).
• Vercel: alojamiento del sitio web y de la app web, que funciona en la UE (Dublín) y llega a usted a través de la red mundial de Vercel.
• Firebase Cloud Messaging (Google) y el servicio Apple Push Notification: entrega de notificaciones, como verificaciones de ubicación y recordatorios, a su teléfono.
• Google Maps Platform (Google): los mapas de la app para Android, por ejemplo el círculo de un lugar de trabajo o dónde se registró una entrada. Para dibujar un mapa, Google recibe el área mostrada y la dirección IP de su dispositivo. La app para iPhone usa Apple Maps, y la app web, mapas de OpenStreetMap, de la misma manera.
• Stripe, Apple y Google: los pagos, como se describe arriba, y el inicio de sesión cuando elige “Continuar con Apple” o “Continuar con Google”.

Nuestros datos se almacenan en la UE. Algunos de nuestros proveedores, o empresas de sus grupos, están fuera de la UE, principalmente en Estados Unidos (y, en el caso de Supabase, en Singapur), y pueden acceder a algunos datos desde allí, por ejemplo para dar soporte o entregar notificaciones. Lo permitimos solo con una garantía que el RGPD permite: las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea o, para las empresas certificadas en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU., la decisión de adecuación de la Comisión. Pídanos una copia de la garantía en la dirección indicada arriba.

Si trabaja en Turquía, el uso de WorkIsHere transfiere sus datos al extranjero conforme al art. 9 de la KVKK. Su empleador es responsable de la garantía que exige la ley, como el contrato tipo de la Junta de Protección de Datos Personales, que firmamos con él si lo solicita.

WorkIsHere almacena en su dispositivo solo lo que necesita para funcionar:

• sb-…-auth-tokenSesión iniciada: mantiene su sesión iniciada. Se elimina cuando cierra sesión.
• NEXT_LOCALENEXT_LOCALE_PROBEDIdioma: recuerda el idioma que eligió. La segunda es un marcador de diez minutos que evita leer el idioma de su cuenta en cada página.
• wime_last_businessÚltima empresa: abre la empresa que usó por última vez.
• wime-themeTema (almacenamiento local): recuerda si eligió el modo claro o el oscuro.
• wime:…Ajustes pequeños (almacenamiento local): por ejemplo un aviso que cerró, o cuándo volver a ofrecerle instalar la app.
• Copia sin conexión (la caché del service worker): la app web guarda sus archivos en su dispositivo, para abrirse rápido y poder mostrar una página cuando se pierde la conexión. Las páginas que visitó se eliminan de ella cuando cierra sesión.

No usamos cookies de analítica ni de publicidad, ni seguimiento de ningún tipo, así que no hace falta un aviso de cookies. Si eso llega a cambiar, esta página cambiará primero y le pediremos su consentimiento.

Conforme al RGPD (UE) y a la KVKK (Turquía), usted puede pedir saber si sus datos se tratan y cómo, verlos y obtener una copia, que se corrijan o se eliminen, que se limite su uso, recibirlos en un formato portátil y oponerse al tratamiento basado en el interés legítimo. Cuando el tratamiento se basa en su consentimiento, puede retirarlo en cualquier momento. Conforme a la KVKK, también puede pedir saber a quién se transfirieron sus datos en Turquía o en el extranjero, pedir que se les informe de una corrección o eliminación, oponerse a un resultado en su contra que provenga únicamente de un análisis automatizado y reclamar una indemnización por un tratamiento ilícito.

Su empleador decide por qué y cómo se registra la asistencia, así que envíele a él las solicitudes sobre sus datos de asistencia y ubicación. Si nos escribe a nosotros, le trasladamos su solicitud, y le damos los datos que necesita para responder.

Para los datos de los que somos responsables (cuentas, facturación, el registro de los Términos de uso), escríbanos a la dirección indicada arriba. Respondemos en el plazo de un mes (30 días conforme a la KVKK), y podemos pedirle que confirme quién es.

También puede presentar una reclamación ante una autoridad de protección de datos: en Estonia, la Inspección de Protección de Datos (Andmekaitse Inspektsioon, Tatari 39, 10134 Tallinn, www.aki.ee), o la autoridad del lugar donde vive o trabaja. En Turquía, después de dirigirse primero al responsable del tratamiento, ante la Autoridad de Protección de Datos Personales (Kişisel Verileri Koruma Kurumu, www.kvkk.gov.tr).

Puede eliminar usted mismo su cuenta de WorkIsHere en cualquier momento. Eliminar su cuenta

WorkIsHere no está destinado a menores de 16 años, y no conservamos sus datos a sabiendas.

Actualizamos esta política cuando cambia el servicio o la ley. La fecha de la parte superior indica la versión vigente, y le informamos de los cambios importantes en el servicio antes de que se apliquen.