Cara lokasi Anda digunakan

WorkIsHere dijalankan oleh FreedX Technologies OÜ, perseroan terbatas tertutup yang terdaftar di Estonia (kode registri 16937909), Viru väljak 2, 10111 Tallinn, Harju maakond, Estonia. Pertanyaan tentang privasi: omerbabadogan@gmail.com.

Untuk data kehadiran dan lokasi karyawan, bisnis tempat mereka bekerja adalah pengendali data: bisnis itulah yang memutuskan mengapa dan bagaimana kehadiran dicatat, dan kami memproses data tersebut atas namanya sebagai prosesor datanya. Untuk data akun dan tagihan pemilik bisnis, kami adalah pengendali data.

Ketentuan Penggunaan menetapkan aturan penggunaan WorkIsHere, dan Ketentuan Pemrosesan Data menetapkan cara kami memproses data karyawan untuk setiap bisnis.

Selama Anda check-in: pembacaan dimulai saat Anda mengetuk “Saya tiba” dan berhenti saat Anda mengetuk “Saya pulang”. Tanpa pilot otomatis, lokasi Anda tidak dibaca di waktu lain.

Aplikasi web membaca lokasi Anda selama layar check-in-nya terbuka. Jika bisnis Anda memakai level lokasi 2 atau 3, aplikasi juga dapat mengirim pemeriksaan lokasi di waktu acak selama shift Anda, secara bawaan kira-kira setiap 30 menit dan paling sering sekali sejam di paket Gratis: membuka salah satunya membagikan lokasi Anda satu kali. Selama aplikasi ditutup dan Anda tidak membuka notifikasi, tidak ada yang dibaca, kecuali pemeriksaan lokasi shift aktif di aplikasi ponsel WorkIsHere: dalam hal itu, hanya selama shift Anda, ponsel menjawab setiap pemeriksaan dengan sendirinya dengan satu pembacaan lokasi.

Kami mencatat:

• Saat check-in dan check-out: koordinat, akurasi GPS, waktu, dan jarak ke tempat kerja.
• Laporan lokasi dengan detail yang sama: secara bawaan setiap 30 menit selama layar check-in terbuka, dan satu setiap kali Anda membuka notifikasi pemeriksaan lokasi. Apakah setiap pemeriksaan lokasi dijawab tepat waktu atau terlewat juga dicatat, dan manajer Anda dapat melihatnya.
• Dengan pilot otomatis, setiap kali Anda melewati lingkaran tempat kerja: detail yang sama satu kali, dan apakah Anda masuk atau keluar.
• Jenis perangkat dan browser Anda, untuk membantu mendiagnosis masalah.

Rute Anda di antara laporan tidak dicatat. Tanpa pilot otomatis, tidak ada yang dicatat saat Anda di luar jam kerja.

Pilot otomatis mati sampai Anda menyalakannya di aplikasi ponsel WorkIsHere, dan fitur ini meminta persetujuannya sendiri. Saat menyala, ponsel Anda memantau lingkaran tempat kerja dengan pemantauan wilayah bawaannya, bukan GPS terus-menerus.

Hanya saat Anda melewati lingkaran, aplikasi mengambil satu pembacaan lokasi dan mengirimkannya, agar Anda bisa tercatat masuk atau pulang. Lokasi Anda di antara dua kali melewati lingkaran, dan rute Anda, tidak pernah dicatat. Pemeriksaan lokasi selama shift Anda hanya terjadi jika bisnis Anda memakai level lokasi 2 atau 3.

Anda dapat mematikan pilot otomatis di aplikasi kecuali bisnis Anda mewajibkan level lokasi 3, dan Anda selalu dapat mengubah izin lokasi di pengaturan ponsel Anda. Jika bisnis Anda mewajibkan suatu level dan ponsel Anda belum diatur untuk level itu, check-in Anda tetap diterima tetapi ditandai, sehingga bisnis Anda dapat melihatnya. Bisnis Anda juga dapat mematikan pilot otomatis untuk semua orang.

Selama ditutup, aplikasi ponsel WorkIsHere menggunakan lokasi Anda hanya untuk dua fitur opsional yang Anda nyalakan sendiri. Keduanya memerlukan izin lokasi “Selalu” (iPhone) atau “Izinkan sepanjang waktu” (Android):

• Pemeriksaan lokasi shift: hanya selama shift Anda terbuka, ponsel Anda menjawab setiap pemeriksaan lokasi dari bisnis Anda dengan sendirinya, secara senyap, dengan satu pembacaan lokasi. Selama shift terbuka, ponsel juga memantau lingkaran tempat kerja Anda: saat Anda melewatinya, ponsel mengirim satu pembacaan dan mungkin bertanya apakah Anda pulang. Setelah shift Anda ditutup, tidak ada yang dibaca.
• Pilot otomatis: geofencing bawaan ponsel Anda memantau lingkaran tempat kerja Anda, juga saat aplikasi ditutup, dan membangunkan aplikasi hanya saat Anda melewati salah satunya. Aplikasi lalu mengambil satu pembacaan, mengirimkannya, dan berhenti. Tidak ada GPS terus-menerus dan tidak ada layanan lokasi yang berjalan di latar belakang.

Di Android, selama pemeriksaan lokasi shift aktif pada shift yang terbuka, atau pilot otomatis menyala, sebuah notifikasi tetap ada di bilah notifikasi Anda (“Pemeriksaan lokasi shift aktif” atau “Pilot otomatis menyala”) sehingga Anda selalu tahu lokasi Anda dapat dibagikan. Notifikasi itu hilang saat Anda check-out atau mematikan fitur tersebut. Saat pemeriksaan lokasi shift mengambil pembacaannya, notifikasi singkat “Mengonfirmasi lokasi Anda…” juga mungkin muncul.

Anda dapat mematikan salah satu fitur ini di aplikasi kecuali bisnis Anda mewajibkannya, dan Anda selalu dapat mengubah izin lokasi di pengaturan ponsel Anda.

Bisnis Anda memilih salah satu dari tiga level lokasi: level 1 adalah check-in dan check-out dengan lokasi; level 2 menambahkan pemeriksaan lokasi selama shift; level 3 menambahkan pilot otomatis. Bisnis dapat menjadikan levelnya wajib atau hanya disarankan. Izin lokasi di ponsel Anda tetap pilihan Anda: jika Anda tidak mengizinkannya, Anda tetap bisa check-in, dan bisnis Anda melihat bahwa pengaturan Anda berada di bawah levelnya.

Bisnis Anda dapat menandai sebagian orang, seperti sopir atau staf lapangan, sebagai dikecualikan dari pemeriksaan lokasi. Lokasi mereka tetap dicatat saat check-in dan check-out, tetapi tidak pernah dibandingkan dengan tempat kerja: tanpa tanda di luar, tanpa pemeriksaan lokasi selama shift, dan tanpa pilot otomatis.

Anda dapat melihat check-in, check-out, dan riwayat Anda sendiri. Pemilik dan manajer bisnis tempat Anda bekerja melihat data orang-orang mereka sendiri.

Bisnis lain tidak dapat melihat data Anda, meskipun mereka menggunakan platform yang sama.

Laporan lokasi dihapus otomatis setelah periode yang diatur bisnis Anda: paling lama 30 hari di paket Gratis dan 90 hari di paket Tim, dengan 90 hari sebagai bawaan. Perjanjian Enterprise dapat menetapkan periode lain.

Waktu check-in dan check-out, lokasi yang diambil pada saat itu, dan durasi setiap shift disimpan sebagai catatan kehadiran, karena bisnis menggunakannya untuk menghitung jam kerja. Bisnis memutuskan berapa lama menyimpannya selama memakai WorkIsHere; setelah bisnis berhenti memakainya, kami menghapusnya dalam 90 hari.

Data lainnya:

• Notifikasi: dihapus 90 hari setelah dibaca, atau setelah 180 hari jika tidak pernah dibaca.
• Detail akun Anda: sampai Anda menghapus akun Anda.
• Jika Anda masuk dengan Apple: token masuk Apple yang terenkripsi, disimpan hanya agar kami dapat meminta Apple mencabut akses WorkIsHere saat Anda menghapus akun. Token itu dicabut dan dihapus pada saat itu.
• Invoice dan catatan pembayaran: 7 tahun sejak akhir tahun buku, sebagaimana diwajibkan hukum akuntansi Estonia.
• Catatan bahwa Anda menyetujui Ketentuan Penggunaan (ID akun Anda, versinya, waktunya, tempat Anda menyetujuinya, dan browser atau aplikasi Anda): disimpan setelah akun Anda dihapus, sebagai bukti perjanjian, hingga 10 tahun.

GPS bisa meleset puluhan meter di dalam ruangan. Pembacaan di luar lingkaran tidak dianggap bukti dengan sendirinya; pembacaan itu ditandai untuk ditinjau manajer.

Jika bisnis Anda mengaktifkan mode ketat, Anda tidak dapat check-in saat jelas berada di luar lingkaran.

Sebelum check-in pertama Anda, aplikasi menunjukkan cara lokasi Anda digunakan dan mencatat bahwa Anda menerimanya, beserta tanggal dan versi pemberitahuannya.

Browser atau ponsel Anda juga meminta izin lokasi. Anda dapat mencabutnya di pengaturannya kapan saja, tetapi Anda tidak dapat check-in tanpanya.

Pemberi kerja Anda mencatat kehadiran atas dasar hukum yang sesuai dengan situasinya: biasanya kontrak kerja Anda, kewajiban hukum untuk mencatat waktu kerja, atau kepentingannya yang sah untuk mengetahui siapa yang sedang bekerja (GDPR Pasal 6(1)(b), (c), atau (f); KVKK Pasal 5(2)(c), (ç), atau (f)). Pemberitahuan dari pemberi kerja Anda sendiri menjelaskan dasar mana yang dipakainya.

Apakah pilot otomatis dan pemeriksaan lokasi shift digunakan bergantung pada level lokasi yang dipilih bisnis Anda. Jika suatu level tidak diwajibkan, keduanya hanya berfungsi jika Anda menyalakannya sendiri. Dalam semua keadaan, izin lokasi ponsel tetap pilihan Anda, dan Anda dapat mengubahnya kapan saja di pengaturan ponsel Anda tanpa memengaruhi apa yang sudah tercatat sebelumnya.

Untuk pemilik dan manajer sebuah bisnis, kami menyimpan detail akun yang mereka berikan kepada kami (nama, alamat email, nomor telepon jika ditambahkan, dan bahasa) serta paket, lisensi, dan invoice bisnis tersebut. Jika Anda masuk dengan Apple atau Google, kami menerima nama dan alamat email Anda dari mereka (dengan Apple, mungkin berupa alamat relai).

Pembayaran di web ditangani oleh Stripe, dan di aplikasi oleh Apple (App Store) dan Google (Google Play). Mereka menerima detail pembayaran Anda secara langsung: WorkIsHere tidak pernah melihat nomor kartu Anda. Kami hanya menerima apa yang kami perlukan untuk menjalankan langganan: statusnya, paket dan jumlah lisensinya, periodenya, dan invoicenya.

Saat siapa pun menggunakan layanan, server para penyedia kami mencatat data teknis seperti alamat IP, waktu, dan permintaannya, untuk menjaga keamanan layanan dan menemukan gangguan. Log ini hanya disimpan untuk waktu yang singkat.

Untuk data kehadiran dan lokasi karyawan, pemberi kerja Anda yang menentukan dasar hukumnya (lihat di atas). Untuk data yang kami kendalikan sendiri, kami bersandar pada:

• Akun Anda dan layanan yang Anda atau bisnis Anda daftarkan: kontrak (GDPR Pasal 6(1)(b); KVKK Pasal 5(2)(c)).
• Invoice dan catatan pembayaran: kewajiban hukum kami untuk menyimpan catatan akuntansi (GDPR Pasal 6(1)(c); KVKK Pasal 5(2)(ç)).
• Keamanan, pencegahan penyalahgunaan, dan perbaikan gangguan, termasuk log teknis: kepentingan kami yang sah atas layanan yang aman dan berfungsi (GDPR Pasal 6(1)(f); KVKK Pasal 5(2)(f)).
• Catatan bahwa Anda menyetujui Ketentuan Penggunaan: kepentingan kami yang sah untuk dapat membuktikan perjanjian (GDPR Pasal 6(1)(f); KVKK Pasal 5(2)(e)).

Akun memerlukan nama dan alamat email, dan check-in dengan ponsel memerlukan lokasinya: tanpa itu, bagian layanan tersebut tidak dapat berfungsi. Semua yang lain bersifat opsional.

Kami tidak menggunakan data pribadi untuk iklan, tidak menjualnya, dan tidak mengambil keputusan tentang siapa pun semata-mata dengan cara otomatis. Pilot otomatis dan mode ketat mencatat check-in secara otomatis, tetapi manajer Anda melihat catatannya dan dapat mengoreksinya, dan Anda dapat meminta mereka melakukannya.

Kami menggunakan penyedia berikut untuk menjalankan WorkIsHere. Mereka memproses data hanya untuk menyediakan layanannya kepada kami, dan terikat kontrak untuk melindunginya setidaknya sebaik kami:

• Supabase: basis data dan proses masuk, tempat data akun, kehadiran, dan lokasi disimpan, di UE (Irlandia).
• Vercel: hosting situs web dan aplikasi web, yang berjalan di UE (Dublin) dan sampai kepada Anda melalui jaringan global Vercel.
• Firebase Cloud Messaging (Google) dan Apple Push Notification service: mengirimkan notifikasi, seperti pemeriksaan lokasi dan pengingat, ke ponsel Anda.
• Google Maps Platform (Google): peta di aplikasi Android, misalnya lingkaran tempat kerja atau tempat sebuah check-in dicatat. Untuk menggambar peta, Google menerima area yang ditampilkan dan alamat IP perangkat Anda. Aplikasi iPhone memakai Apple Maps dan aplikasi web memakai peta OpenStreetMap dengan cara yang sama.
• Stripe, Apple, dan Google: pembayaran, seperti dijelaskan di atas, dan proses masuk saat Anda memilih “Lanjutkan dengan Apple” atau “Lanjutkan dengan Google”.

Data kami disimpan di UE. Sebagian penyedia kami, atau perusahaan dalam grup mereka, berada di luar UE, terutama di Amerika Serikat (dan, untuk Supabase, Singapura), dan mungkin mengakses sebagian data dari sana, misalnya untuk dukungan atau untuk mengirimkan notifikasi. Kami mengizinkan ini hanya dengan jaminan perlindungan yang diperbolehkan GDPR: klausul kontrak standar Komisi Eropa, atau, untuk perusahaan yang tersertifikasi berdasarkan EU-US Data Privacy Framework, keputusan kecukupan Komisi. Minta salinan jaminan perlindungan itu kepada kami di alamat di atas.

Jika Anda bekerja di Turki, penggunaan WorkIsHere mentransfer data Anda ke luar negeri berdasarkan KVKK Pasal 9. Pemberi kerja Anda bertanggung jawab atas jaminan perlindungan yang diwajibkan undang-undang, seperti kontrak standar Dewan Perlindungan Data Pribadi, yang kami tanda tangani bersamanya atas permintaan.

WorkIsHere hanya menyimpan di perangkat Anda apa yang diperlukannya agar berfungsi:

• sb-…-auth-tokenSesi masuk: menjaga Anda tetap masuk. Dihapus saat Anda keluar.
• NEXT_LOCALENEXT_LOCALE_PROBEDBahasa: mengingat bahasa yang Anda pilih. Yang kedua adalah penanda sepuluh menit agar bahasa akun Anda tidak perlu dibaca di setiap halaman.
• wime_last_businessBisnis terakhir: membuka bisnis yang terakhir Anda gunakan.
• wime-themeTema (penyimpanan lokal): mengingat apakah Anda memilih mode terang atau gelap.
• wime:…Pengaturan kecil (penyimpanan lokal): misalnya pemberitahuan yang Anda tutup, atau kapan menawarkan pemasangan aplikasi lagi.
• Salinan offline (cache service worker): aplikasi web menyimpan file-filenya di perangkat Anda, sehingga terbuka dengan cepat dan dapat menampilkan halaman saat koneksi terputus. Halaman yang Anda kunjungi dihapus darinya saat Anda keluar.

Kami tidak memakai cookie analitik atau iklan dan tidak melakukan pelacakan apa pun, jadi banner cookie tidak diperlukan. Jika itu berubah, halaman ini akan berubah lebih dulu, dan kami akan meminta persetujuan Anda.

Berdasarkan GDPR (UE) dan KVKK (Turki), Anda dapat meminta untuk mengetahui apakah dan bagaimana data Anda diproses, melihatnya dan mendapatkan salinannya, meminta data itu dikoreksi atau dihapus, membatasi penggunaannya, menerimanya dalam format portabel, dan mengajukan keberatan atas pemrosesan yang didasarkan pada kepentingan yang sah. Jika pemrosesan didasarkan pada persetujuan Anda, Anda dapat menariknya kapan saja. Berdasarkan KVKK, Anda juga dapat menanyakan kepada siapa data Anda ditransfer di Turki atau di luar negeri, meminta agar mereka diberi tahu tentang koreksi atau penghapusan, mengajukan keberatan atas hasil yang merugikan Anda yang semata-mata berasal dari analisis otomatis, dan menuntut ganti rugi atas pemrosesan yang melanggar hukum.

Pemberi kerja Anda yang memutuskan mengapa dan bagaimana kehadiran dicatat, jadi kirim permintaan tentang data kehadiran dan lokasi Anda kepada mereka. Jika Anda menulis kepada kami, kami meneruskan permintaan Anda kepada mereka, dan kami memberi mereka data yang mereka perlukan untuk menjawab.

Untuk data yang kami kendalikan (akun, tagihan, catatan Ketentuan Penggunaan), tulis kepada kami di alamat di atas. Kami menjawab dalam satu bulan (30 hari berdasarkan KVKK), dan mungkin meminta Anda mengonfirmasi identitas Anda.

Anda juga dapat mengadu ke otoritas perlindungan data: di Estonia, Inspektorat Perlindungan Data (Andmekaitse Inspektsioon, Tatari 39, 10134 Tallinn, www.aki.ee), atau otoritas di tempat Anda tinggal atau bekerja. Di Turki, setelah lebih dulu mengajukan permohonan kepada pengendali data, ke Otoritas Perlindungan Data Pribadi (Kişisel Verileri Koruma Kurumu, www.kvkk.gov.tr).

Anda dapat menghapus sendiri akun WorkIsHere Anda kapan saja. Hapus akun Anda

WorkIsHere tidak ditujukan bagi siapa pun yang berusia di bawah 16 tahun, dan kami tidak dengan sengaja menyimpan data mereka.

Kami memperbarui kebijakan ini saat layanan atau hukum berubah. Tanggal di bagian atas menunjukkan versi saat ini, dan kami memberi tahu Anda tentang perubahan penting di dalam layanan sebelum perubahan itu berlaku.