Como sua localização é usada

O WorkIsHere é administrado pela FreedX Technologies OÜ, uma sociedade limitada registrada na Estônia (código de registro 16937909), Viru väljak 2, 10111 Tallinn, Harju maakond, Estonia. Dúvidas sobre privacidade: omerbabadogan@gmail.com.

Para os dados de presença e de localização dos funcionários, a empresa em que eles trabalham é a controladora: ela decide por que e como a presença é registrada, e nós tratamos os dados em nome dela, como sua operadora. Para os dados de conta e de cobrança dos proprietários de empresas, a controladora somos nós.

Os Termos de Uso definem as regras de uso do WorkIsHere, e os Termos de Tratamento de Dados, como tratamos os dados dos funcionários para cada empresa.

Enquanto você está com a entrada registrada: a leitura começa quando você toca em “Cheguei” e termina quando você toca em “Estou saindo”. Sem o piloto automático, sua localização não é lida em nenhum outro momento.

O app web lê sua localização enquanto a tela de check-in dele está aberta. Se sua empresa usa o nível de localização 2 ou 3, ele também pode enviar verificações de localização em momentos aleatórios do seu turno, por padrão a cada 30 minutos, mais ou menos, e no máximo uma vez por hora no plano Grátis: abrir uma delas compartilha sua localização uma vez. Enquanto o app está fechado e você não abre uma notificação, nada é lido, a menos que o app WorkIsHere para celular esteja com as verificações de localização no turno ativadas: nesse caso, só durante o seu turno, o celular responde sozinho a cada verificação com uma única leitura de localização.

Registramos:

• No check-in e no check-out: coordenadas, precisão do GPS, o horário e a distância até o local.
• Envios de localização com os mesmos dados: por padrão a cada 30 minutos enquanto a tela de check-in está aberta, e um a cada vez que você abre uma notificação de verificação de localização. Também fica registrado se cada verificação de localização foi respondida a tempo ou perdida, e seus gestores podem ver isso.
• Com o piloto automático, a cada vez que você cruza o círculo do local de trabalho: os mesmos dados uma vez, e se você entrou ou saiu.
• O tipo do seu dispositivo e o navegador, para ajudar a diagnosticar problemas.

Seu trajeto entre os registros não é gravado. Sem o piloto automático, nada é registrado enquanto você está fora do expediente.

O piloto automático fica desligado até você ativá-lo no app WorkIsHere para celular, e ele pede um consentimento próprio. Enquanto está ligado, seu celular monitora o círculo do seu local de trabalho com o próprio monitoramento de região, não com GPS contínuo.

Só quando você cruza o círculo o app faz uma leitura de localização e a envia, para que sua entrada ou sua saída possa ser registrada. Sua localização entre uma travessia e outra e o seu trajeto nunca são registrados. As verificações de localização durante o seu turno só acontecem se sua empresa usa o nível de localização 2 ou 3.

Você pode desativar o piloto automático no app, a menos que sua empresa exija o nível de localização 3, e sempre pode alterar a permissão de localização nos ajustes do celular. Se sua empresa exige um nível e seu celular não está configurado para ele, seus check-ins ainda são aceitos, mas ficam marcados, para que sua empresa possa ver isso. Sua empresa também pode desativar o piloto automático para todos.

Enquanto estão fechados, os apps WorkIsHere para celular usam sua localização apenas para dois recursos opcionais que você mesmo ativa. Os dois precisam da permissão de localização “Sempre” (iPhone) ou “Permitir o tempo todo” (Android):

• Verificações de localização no turno: só enquanto seu turno está aberto, seu celular responde sozinho, em silêncio, a cada verificação de localização da sua empresa, com uma única leitura de localização. Durante o turno aberto, ele também monitora o círculo do seu local de trabalho: quando você o cruza, ele envia uma leitura e pode perguntar se você está indo embora. Depois que seu turno é encerrado, nada é lido.
• Piloto automático: o próprio recurso de geofencing do seu celular monitora os círculos dos seus locais de trabalho, também com o app fechado, e só acorda o app quando você cruza um deles. O app então faz uma leitura, envia e para. Não há GPS contínuo nem serviço de localização rodando em segundo plano.

No Android, enquanto as verificações de localização no turno estão ativadas durante um turno aberto, ou o piloto automático está ativado, uma notificação fica na sua barra de notificações (“Verificações de localização no turno ativadas” ou “Piloto automático ativado”), para que você sempre saiba que sua localização pode ser compartilhada. Ela desaparece quando você faz check-out ou desativa esses recursos. Enquanto uma verificação de localização no turno faz a leitura, também pode aparecer por um instante a notificação “Confirmando sua localização…”.

Você pode desativar qualquer um dos dois recursos no app, a menos que sua empresa o exija, e sempre pode alterar a permissão de localização nos ajustes do celular.

Sua empresa escolhe um de três níveis de localização: o nível 1 é check-in e check-out com localização; o nível 2 acrescenta verificações de localização durante o turno; o nível 3 acrescenta o piloto automático. Ela pode tornar o nível obrigatório ou apenas recomendado. As permissões de localização do seu celular continuam sendo uma escolha sua: se você não as permitir, ainda pode fazer check-in, e sua empresa vê que sua configuração está abaixo do nível dela.

Sua empresa pode marcar algumas pessoas, como motoristas ou equipes externas, como isentas de localização. A localização delas continua sendo registrada no check-in e no check-out, mas nunca é comparada com um local de trabalho: sem sinalização de fora do local, sem verificações de localização durante o turno e sem piloto automático.

Você pode ver seus próprios check-ins, check-outs e histórico. Os proprietários e gestores da empresa em que você trabalha veem os registros das próprias equipes.

Outras empresas não podem ver seus registros, mesmo usando a mesma plataforma.

Os registros de localização são apagados automaticamente após o prazo que sua empresa define: no máximo 30 dias no plano Grátis e 90 dias no plano Equipe, onde 90 é o padrão. Um contrato Empresarial pode definir outro prazo.

Os horários de check-in e check-out, a localização obtida nesses momentos e a duração de cada turno são mantidos como registros de presença, porque as empresas os usam para calcular as horas. A empresa decide por quanto tempo mantê-los enquanto usa o WorkIsHere; depois que ela sai, nós os apagamos em até 90 dias.

Outros dados:

• Notificações: apagadas 90 dias depois de lidas, ou após 180 dias se nunca forem lidas.
• Os dados da sua conta: até você excluir sua conta.
• Se você entra com a Apple: um token criptografado de login da Apple, guardado apenas para que possamos pedir à Apple que revogue o acesso do WorkIsHere quando você excluir sua conta. Nesse momento, ele é revogado e apagado.
• Faturas e registros de pagamento: 7 anos a partir do fim do exercício financeiro, como exige a lei contábil da Estônia.
• O registro de que você aceitou os Termos de Uso (o ID da sua conta, a versão, o horário, onde você aceitou e seu navegador ou app): mantido depois que sua conta é excluída, como prova do acordo, por até 10 anos.

Em ambientes fechados, o GPS pode errar por dezenas de metros. Uma leitura fora do círculo não é tratada como prova por si só; ela é sinalizada para a revisão de um gestor.

Se sua empresa ativar o modo rigoroso, você não pode fazer check-in quando estiver claramente fora do círculo.

Antes do seu primeiro check-in, o app mostra como sua localização é usada e registra que você aceitou, com a data e a versão do aviso.

Seu navegador ou seu celular também pede permissão de localização. Você pode retirá-la nos ajustes dele a qualquer momento, mas não pode fazer check-in sem ela.

Seu empregador registra a presença com a base legal que se aplica à situação dele: em geral, seu contrato de trabalho, uma obrigação legal de registrar o tempo de trabalho ou o interesse legítimo dele em saber quem está no trabalho (GDPR, art. 6(1)(b), (c) ou (f); KVKK, art. 5(2)(c), (ç) ou (f)). O aviso do próprio empregador informa qual delas ele usa.

O uso do piloto automático e das verificações de localização no turno depende do nível de localização que sua empresa escolhe. Quando um nível não é obrigatório, eles só funcionam se você mesmo os ativar. Em todos os casos, a permissão de localização do celular continua sendo uma escolha sua, e você pode alterá-la a qualquer momento nos ajustes do celular, sem afetar o que foi registrado antes.

Dos proprietários e gestores de uma empresa, guardamos os dados de conta que eles nos fornecem (nome, endereço de e-mail, número de telefone, se adicionado, e idioma) e o plano, as licenças e as faturas da empresa. Se você entra com a Apple ou o Google, recebemos deles seu nome e seu endereço de e-mail (com a Apple, possivelmente um endereço de retransmissão).

Os pagamentos na web são processados pela Stripe e, nos apps, pela Apple (App Store) e pelo Google (Google Play). Eles recebem seus dados de pagamento diretamente: o WorkIsHere nunca vê o número do seu cartão. Recebemos apenas o que precisamos para operar a assinatura: o status dela, o plano e o número de licenças, o período e as faturas.

Quando alguém usa o serviço, os servidores dos nossos prestadores registram dados técnicos, como o endereço IP, o horário e a solicitação, para manter o serviço seguro e encontrar falhas. Esses registros são mantidos apenas por pouco tempo.

Para os dados de presença e de localização dos funcionários, seu empregador decide a base legal (veja acima). Para os dados que nós mesmos controlamos, nos baseamos em:

• Sua conta e o serviço que você ou sua empresa contratou: o contrato (GDPR, art. 6(1)(b); KVKK, art. 5(2)(c)).
• Faturas e registros de pagamento: nossa obrigação legal de manter registros contábeis (GDPR, art. 6(1)(c); KVKK, art. 5(2)(ç)).
• Segurança, prevenção de uso indevido e correção de falhas, incluindo os registros técnicos: nosso interesse legítimo em um serviço seguro e em funcionamento (GDPR, art. 6(1)(f); KVKK, art. 5(2)(f)).
• O registro de que você aceitou os Termos de Uso: nosso interesse legítimo em poder provar o acordo (GDPR, art. 6(1)(f); KVKK, art. 5(2)(e)).

Uma conta precisa de um nome e de um endereço de e-mail, e fazer check-in com o celular precisa da localização dele: sem isso, essa parte do serviço não funciona. Todo o resto é opcional.

Não usamos dados pessoais para publicidade, não os vendemos e não tomamos decisões sobre ninguém apenas por meios automatizados. O piloto automático e o modo rigoroso registram check-ins automaticamente, mas seus gestores veem os registros e podem corrigi-los, e você pode pedir isso a eles.

Usamos estes prestadores para operar o WorkIsHere. Eles tratam dados apenas para nos prestar o serviço deles e são obrigados por contrato a protegê-los pelo menos tão bem quanto nós:

• Supabase: o banco de dados e o login, onde ficam armazenados os dados de conta, de presença e de localização, na UE (Irlanda).
• Vercel: hospedagem do site e do app web, que roda na UE (Dublin) e chega até você pela rede mundial da Vercel.
• Firebase Cloud Messaging (Google) e o Apple Push Notification service: entrega de notificações, como verificações de localização e lembretes, ao seu celular.
• Google Maps Platform (Google): os mapas no app para Android, por exemplo o círculo de um local de trabalho ou o lugar onde um check-in foi registrado. Para desenhar um mapa, o Google recebe a área exibida e o endereço IP do seu dispositivo. O app para iPhone usa o Apple Maps, e o app web usa mapas do OpenStreetMap, da mesma forma.
• Stripe, Apple e Google: pagamentos, como descrito acima, e login quando você escolhe “Continuar com Apple” ou “Continuar com Google”.

Nossos dados ficam armazenados na UE. Alguns dos nossos prestadores, ou empresas dos grupos deles, estão fora da UE, principalmente nos Estados Unidos (e, no caso da Supabase, em Singapura), e podem acessar alguns dados de lá, por exemplo para suporte ou para entregar notificações. Só permitimos isso com uma salvaguarda que o GDPR admite: as cláusulas contratuais padrão da Comissão Europeia ou, para empresas certificadas no EU-US Data Privacy Framework, a decisão de adequação da Comissão. Peça-nos uma cópia da salvaguarda pelo endereço acima.

Se você trabalha na Turquia, o uso do WorkIsHere transfere seus dados para o exterior nos termos do art. 9 da KVKK. Seu empregador é responsável pela salvaguarda que a lei exige, como o contrato padrão do Conselho de Proteção de Dados Pessoais, que assinamos com ele mediante solicitação.

O WorkIsHere armazena no seu dispositivo apenas o que precisa para funcionar:

• sb-…-auth-tokenSessão de login: mantém você conectado. Removida quando você sai.
• NEXT_LOCALENEXT_LOCALE_PROBEDIdioma: lembra o idioma que você escolheu. O segundo é um marcador de dez minutos que evita ler o idioma da sua conta a cada página.
• wime_last_businessÚltima empresa: abre a empresa que você usou por último.
• wime-themeTema (armazenamento local): lembra se você escolheu o modo claro ou o escuro.
• wime:…Pequenas preferências (armazenamento local): por exemplo, um aviso que você fechou, ou quando oferecer de novo a instalação do app.
• Cópia offline (o cache do service worker): o app web guarda os arquivos dele no seu dispositivo, para abrir rápido e poder mostrar uma página quando a conexão cai. As páginas que você visitou são removidas dele quando você sai.

Não usamos cookies de análise nem de publicidade, nem rastreamento de nenhum tipo, então não é necessário um banner de cookies. Se isso mudar algum dia, esta página vai mudar primeiro, e vamos pedir seu consentimento.

Pelo GDPR (UE) e pela KVKK (Turquia), você pode pedir para saber se e como seus dados são tratados, para vê-los e obter uma cópia, para que sejam corrigidos ou apagados, para restringir o uso deles, para recebê-los em um formato portátil, e pode se opor ao tratamento baseado em interesse legítimo. Quando o tratamento se baseia no seu consentimento, você pode retirá-lo a qualquer momento. Pela KVKK, você também pode perguntar a quem seus dados foram transferidos, na Turquia ou no exterior, pedir que esses destinatários sejam informados de uma correção ou exclusão, se opor a um resultado contra você que venha apenas de análise automatizada e pedir indenização por tratamento ilícito.

Seu empregador decide por que e como a presença é registrada, então envie a ele os pedidos sobre seus dados de presença e de localização. Se você escrever para nós, repassamos seu pedido a ele e fornecemos a ele os dados de que precisa para responder.

Para os dados que nós controlamos (contas, cobrança, o registro dos Termos de Uso), escreva para nós no endereço acima. Respondemos em até um mês (30 dias pela KVKK) e podemos pedir que você confirme quem é.

Você também pode apresentar uma reclamação a uma autoridade de proteção de dados: na Estônia, a Inspetoria de Proteção de Dados (Andmekaitse Inspektsioon, Tatari 39, 10134 Tallinn, www.aki.ee), ou a autoridade do lugar onde você mora ou trabalha. Na Turquia, depois de se dirigir primeiro ao controlador, à Autoridade de Proteção de Dados Pessoais (Kişisel Verileri Koruma Kurumu, www.kvkk.gov.tr).

Você mesmo pode excluir sua conta do WorkIsHere a qualquer momento. Excluir sua conta

O WorkIsHere não se destina a menores de 16 anos, e não guardamos conscientemente os dados deles.

Atualizamos esta política quando o serviço ou a lei muda. A data no topo mostra a versão atual, e avisamos você, dentro do serviço, sobre mudanças significativas antes que elas passem a valer.