So wird Ihr Standort verwendet

WorkIsHere wird von FreedX Technologies OÜ betrieben, einer in Estland eingetragenen Gesellschaft mit beschränkter Haftung (Registercode 16937909), Viru väljak 2, 10111 Tallinn, Harju maakond, Estonia. Fragen zum Datenschutz: omerbabadogan@gmail.com.

Für die Anwesenheits- und Standortdaten der Mitarbeiter ist das Unternehmen, für das sie arbeiten, der Verantwortliche: Es entscheidet, warum und wie die Anwesenheit erfasst wird, und wir verarbeiten die Daten in seinem Auftrag als sein Auftragsverarbeiter. Für die Konto- und Abrechnungsdaten von Unternehmensinhabern sind wir der Verantwortliche.

Die Nutzungsbedingungen legen die Regeln für die Nutzung von WorkIsHere fest, und die Bedingungen zur Auftragsverarbeitung, wie wir die Daten der Mitarbeiter für jedes Unternehmen verarbeiten.

Während Sie eingestempelt sind: Das Lesen beginnt, wenn Sie auf „Ich bin da“ tippen, und endet, wenn Sie auf „Ich gehe“ tippen. Ohne Autopilot wird Ihr Standort zu keiner anderen Zeit gelesen.

Die Web-App liest Ihren Standort, solange ihr Einstempel-Bildschirm geöffnet ist. Nutzt Ihr Unternehmen Standortstufe 2 oder 3, kann sie außerdem zu zufälligen Zeitpunkten während Ihrer Schicht Standortabfragen senden, standardmäßig etwa alle 30 Minuten und im kostenlosen Tarif höchstens einmal pro Stunde: Wenn Sie eine öffnen, wird Ihr Standort einmal geteilt. Solange die App geschlossen ist und Sie keine Benachrichtigung öffnen, wird nichts gelesen, außer in der WorkIsHere-App auf dem Handy sind Standortabfragen in Schichten aktiviert: Dann beantwortet das Handy, nur während Ihrer Schicht, jede Abfrage selbst mit einer einzigen Standortmessung.

Wir erfassen:

• Beim Ein- und Ausstempeln: Koordinaten, GPS-Genauigkeit, die Uhrzeit und die Entfernung zum Arbeitsort.
• Standortmeldungen mit denselben Angaben: standardmäßig alle 30 Minuten, solange der Einstempel-Bildschirm geöffnet ist, und jeweils eine, wenn Sie eine Standortabfrage öffnen. Ob jede Standortabfrage rechtzeitig beantwortet oder verpasst wurde, wird ebenfalls erfasst und ist für Ihre Manager sichtbar.
• Mit Autopilot bei jedem Überqueren des Kreises um den Arbeitsort: einmal dieselben Angaben und ob Sie hinein- oder hinausgegangen sind.
• Ihren Gerätetyp und Browser, um Probleme zu analysieren.

Ihr Weg zwischen den Meldungen wird nicht aufgezeichnet. Ohne Autopilot wird nichts erfasst, solange Sie nicht eingestempelt sind.

Der Autopilot ist aus, bis Sie ihn in der WorkIsHere App auf dem Handy einschalten, und er bittet um eine eigene Einwilligung. Solange er an ist, überwacht Ihr Handy den Kreis Ihres Arbeitsorts mit seiner eigenen Regionsüberwachung, nicht mit dauerhaftem GPS.

Nur wenn Sie den Kreis überqueren, misst die App einmal den Standort und sendet ihn, damit Sie ein- oder ausgestempelt werden können. Ihr Standort zwischen den Überquerungen und Ihr Weg werden nie aufgezeichnet. Standortabfragen während Ihrer Schicht gibt es nur, wenn Ihr Unternehmen Standortstufe 2 oder 3 nutzt.

Sie können den Autopiloten in der App ausschalten, außer Ihr Unternehmen verlangt Standortstufe 3, und Sie können die Standortberechtigung jederzeit in den Einstellungen Ihres Handys ändern. Verlangt Ihr Unternehmen eine Stufe und Ihr Handy ist nicht dafür eingerichtet, werden Ihre Einstempelungen trotzdem akzeptiert, aber markiert, sodass Ihr Unternehmen es sehen kann. Ihr Unternehmen kann den Autopiloten auch für alle ausschalten.

Solange sie geschlossen sind, nutzen die WorkIsHere-Apps auf dem Handy Ihren Standort nur für zwei optionale Funktionen, die Sie selbst einschalten. Beide brauchen die Standortberechtigung „Immer“ (iPhone) oder „Immer zulassen“ (Android):

• Standortabfragen in Schichten: Nur solange Ihre Schicht offen ist, beantwortet Ihr Handy jede Standortabfrage Ihres Unternehmens selbst, im Stillen, mit einer einzigen Standortmessung. Während der offenen Schicht überwacht es außerdem den Kreis Ihres Arbeitsorts: Wenn Sie ihn überqueren, sendet es eine Messung und fragt eventuell, ob Sie gehen. Sobald Ihre Schicht beendet ist, wird nichts mehr gelesen.
• Autopilot: Das eigene Geofencing Ihres Handys überwacht die Kreise Ihrer Arbeitsorte, auch bei geschlossener App, und weckt die App nur, wenn Sie einen überqueren. Die App nimmt dann eine Messung vor, sendet sie und hört auf. Es gibt kein dauerhaftes GPS und keinen Standortdienst, der im Hintergrund läuft.

Auf Android bleibt eine Benachrichtigung in Ihrer Benachrichtigungsleiste („Standortabfragen in Schichten sind an“ oder „Autopilot ist an“), solange Standortabfragen in Schichten während einer offenen Schicht an sind oder der Autopilot an ist, damit Sie immer wissen, dass Ihr Standort geteilt werden kann. Sie verschwindet, wenn Sie ausstempeln oder die Funktionen ausschalten. Während eine Standortabfrage in der Schicht ihre Messung vornimmt, kann außerdem kurz die Benachrichtigung „Ihr Standort wird bestätigt…“ erscheinen.

Sie können jede der beiden Funktionen in der App ausschalten, außer Ihr Unternehmen verlangt sie, und Sie können die Standortberechtigung jederzeit in den Einstellungen Ihres Handys ändern.

Ihr Unternehmen wählt eine von drei Standortstufen: Stufe 1 ist Ein- und Ausstempeln mit Standort; Stufe 2 ergänzt Standortabfragen während der Schicht; Stufe 3 ergänzt den Autopiloten. Es kann seine Stufe verpflichtend machen oder nur empfehlen. Die Standortberechtigungen auf Ihrem Handy bleiben Ihre Entscheidung: Wenn Sie sie nicht erlauben, können Sie trotzdem einstempeln, und Ihr Unternehmen sieht, dass Ihre Einrichtung unter seiner Stufe liegt.

Ihr Unternehmen kann manche Personen, etwa Fahrer oder Außendienst, von der Standortprüfung ausnehmen. Ihr Standort wird beim Ein- und Ausstempeln weiterhin erfasst, aber nie mit einem Arbeitsort verglichen: kein Hinweis „Außerhalb“, keine Standortabfragen während der Schicht und kein Autopilot.

Sie sehen Ihre eigenen Ein- und Ausstempelungen und Ihren Verlauf. Inhaber und Manager Ihres Unternehmens sehen die Daten ihrer eigenen Leute.

Andere Unternehmen können Ihre Daten nicht sehen, auch wenn sie dieselbe Plattform nutzen.

Standortmeldungen werden nach dem Zeitraum, den Ihr Unternehmen festlegt, automatisch gelöscht: höchstens 30 Tage im kostenlosen Tarif und 90 Tage im Team-Tarif, wo 90 der Standard ist. Eine Enterprise-Vereinbarung kann einen anderen Zeitraum festlegen.

Ein- und Ausstempelzeiten, der dabei gemessene Standort und die Dauer jeder Schicht werden als Anwesenheitsaufzeichnungen gespeichert, weil Unternehmen damit Arbeitsstunden ermitteln. Das Unternehmen entscheidet, wie lange es sie aufbewahrt, solange es WorkIsHere nutzt; nachdem es den Dienst verlassen hat, löschen wir sie innerhalb von 90 Tagen.

Weitere Daten:

• Benachrichtigungen: Sie werden 90 Tage nach dem Lesen gelöscht, oder nach 180 Tagen, wenn sie nie gelesen wurden.
• Ihre Kontodaten: bis Sie Ihr Konto löschen.
• Wenn Sie sich mit Apple anmelden: ein verschlüsseltes Apple-Anmeldetoken, das nur gespeichert wird, damit wir Apple bitten können, den Zugriff von WorkIsHere zu widerrufen, wenn Sie Ihr Konto löschen. Es wird dann widerrufen und gelöscht.
• Rechnungen und Zahlungsaufzeichnungen: 7 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres, wie es das estnische Rechnungslegungsrecht verlangt.
• Der Nachweis, dass Sie die Nutzungsbedingungen akzeptiert haben (die ID Ihres Kontos, die Version, der Zeitpunkt, wo Sie sie akzeptiert haben, und Ihr Browser oder Ihre App): Er bleibt nach dem Löschen Ihres Kontos als Nachweis der Vereinbarung bis zu 10 Jahre gespeichert.

In Gebäuden kann GPS um Dutzende Meter abweichen. Ein Messwert außerhalb des Kreises gilt nicht allein als Beweis; er wird zur Prüfung durch einen Manager markiert.

Hat Ihr Unternehmen den strengen Modus aktiviert, können Sie nicht einstempeln, wenn Sie eindeutig außerhalb des Kreises sind.

Vor Ihrem ersten Einstempeln zeigt Ihnen die App, wie Ihr Standort verwendet wird, und hält fest, dass Sie dies akzeptiert haben, mit dem Datum und der Version des Hinweises.

Ihr Browser oder Handy fragt außerdem nach der Standortberechtigung. Sie können sie jederzeit in dessen Einstellungen widerrufen, ohne sie ist Einstempeln aber nicht möglich.

Ihr Arbeitgeber erfasst die Anwesenheit auf der Rechtsgrundlage, die zu seiner Situation passt: in der Regel Ihr Arbeitsvertrag, eine gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung oder sein berechtigtes Interesse zu wissen, wer bei der Arbeit ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b, c oder f DSGVO; Art. 5 Abs. 2 lit. c, ç oder f KVKK). Der eigene Hinweis Ihres Arbeitgebers sagt Ihnen, welche er nutzt.

Ob Autopilot und Standortabfragen in Schichten genutzt werden, hängt von der Standortstufe ab, die Ihr Unternehmen wählt. Ist eine Stufe nicht verpflichtend, funktionieren sie nur, wenn Sie sie selbst einschalten. In jedem Fall bleibt die Standortberechtigung des Handys Ihre Entscheidung, und Sie können sie jederzeit in den Einstellungen Ihres Handys ändern, ohne dass dies berührt, was zuvor erfasst wurde.

Für die Inhaber und Manager eines Unternehmens speichern wir die Kontodaten, die sie uns geben (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, falls angegeben, und Sprache), sowie den Tarif, die Lizenzen und die Rechnungen des Unternehmens. Wenn Sie sich mit Apple oder Google anmelden, erhalten wir von ihnen Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse (bei Apple möglicherweise eine Relay-Adresse).

Zahlungen im Web wickelt Stripe ab, in den Apps Apple (App Store) und Google (Google Play). Sie erhalten Ihre Zahlungsdaten direkt: WorkIsHere sieht Ihre Kartennummer nie. Wir erhalten nur, was wir für das Abonnement brauchen: seinen Status, den Tarif und die Zahl der Lizenzen, den Zeitraum und die Rechnungen.

Wenn jemand den Dienst nutzt, protokollieren die Server unserer Anbieter technische Daten wie die IP-Adresse, die Uhrzeit und die Anfrage, um den Dienst sicher zu halten und Fehler zu finden. Diese Protokolle werden nur kurze Zeit gespeichert.

Für die Anwesenheits- und Standortdaten der Mitarbeiter bestimmt Ihr Arbeitgeber die Rechtsgrundlage (siehe oben). Für die Daten, für die wir selbst der Verantwortliche sind, stützen wir uns auf Folgendes:

• Ihr Konto und der Dienst, für den Sie oder Ihr Unternehmen sich angemeldet haben: der Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Art. 5 Abs. 2 lit. c KVKK).
• Rechnungen und Zahlungsaufzeichnungen: unsere gesetzliche Pflicht, Buchhaltungsunterlagen aufzubewahren (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO; Art. 5 Abs. 2 lit. ç KVKK).
• Sicherheit, Verhinderung von Missbrauch und Behebung von Fehlern, einschließlich technischer Protokolle: unser berechtigtes Interesse an einem sicheren, funktionierenden Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; Art. 5 Abs. 2 lit. f KVKK).
• Der Nachweis, dass Sie die Nutzungsbedingungen akzeptiert haben: unser berechtigtes Interesse, die Vereinbarung nachweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; Art. 5 Abs. 2 lit. e KVKK).

Ein Konto braucht einen Namen und eine E-Mail-Adresse, und das Einstempeln mit dem Handy braucht dessen Standort: Ohne sie kann dieser Teil des Dienstes nicht funktionieren. Alles andere ist optional.

Wir nutzen personenbezogene Daten nicht für Werbung, verkaufen sie nicht und treffen über niemanden Entscheidungen allein mit automatisierten Mitteln. Der Autopilot und der strenge Modus erfassen Einstempelungen automatisch, aber Ihre Manager sehen die Aufzeichnungen und können sie korrigieren, und Sie können sie darum bitten.

Wir nutzen diese Anbieter, um WorkIsHere zu betreiben. Sie verarbeiten Daten nur, um ihre Leistung für uns zu erbringen, und sind vertraglich verpflichtet, sie mindestens so gut zu schützen wie wir:

• Supabase: die Datenbank und die Anmeldung, wo Konto-, Anwesenheits- und Standortdaten gespeichert werden, in der EU (Irland).
• Vercel: Hosting der Website und der Web-App, die in der EU (Dublin) läuft und Sie über das weltweite Netzwerk von Vercel erreicht.
• Firebase Cloud Messaging (Google) und der Apple Push Notification service: Zustellung von Benachrichtigungen, etwa Standortabfragen und Erinnerungen, an Ihr Handy.
• Google Maps Platform (Google): die Karten in der Android-App, zum Beispiel der Kreis eines Arbeitsorts oder der Ort, an dem ein Einstempeln erfasst wurde. Um eine Karte zu zeichnen, erhält Google den angezeigten Bereich und die IP-Adresse Ihres Geräts. Die iPhone-App nutzt auf dieselbe Weise Apple Maps und die Web-App Karten von OpenStreetMap.
• Stripe, Apple und Google: Zahlungen, wie oben beschrieben, und die Anmeldung, wenn Sie „Weiter mit Apple“ oder „Weiter mit Google“ wählen.

Unsere Daten werden in der EU gespeichert. Einige unserer Anbieter oder Gesellschaften ihrer Konzerne sitzen außerhalb der EU, vor allem in den Vereinigten Staaten (und bei Supabase in Singapur), und können von dort auf manche Daten zugreifen, zum Beispiel für den Support oder um Benachrichtigungen zuzustellen. Wir erlauben dies nur mit einer Garantie, die die DSGVO zulässt: den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission oder, bei Gesellschaften, die nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind, dem Angemessenheitsbeschluss der Kommission. Eine Kopie der Garantie können Sie bei uns unter der oben genannten Adresse anfordern.

Wenn Sie in der Türkei arbeiten, werden Ihre Daten durch die Nutzung von WorkIsHere nach Art. 9 KVKK ins Ausland übermittelt. Ihr Arbeitgeber ist für die gesetzlich verlangte Garantie verantwortlich, etwa den Standardvertrag des Ausschusses für den Schutz personenbezogener Daten, den wir auf Anfrage mit ihm unterzeichnen.

WorkIsHere speichert auf Ihrem Gerät nur, was es zum Funktionieren braucht:

• sb-…-auth-tokenAnmeldesitzung: hält Sie angemeldet. Wird beim Abmelden entfernt.
• NEXT_LOCALENEXT_LOCALE_PROBEDSprache: merkt sich die Sprache, die Sie gewählt haben. Das zweite ist eine Markierung für zehn Minuten, die es erspart, die Sprache Ihres Kontos auf jeder Seite zu lesen.
• wime_last_businessLetztes Unternehmen: öffnet das Unternehmen, das Sie zuletzt genutzt haben.
• wime-themeDarstellung (lokaler Speicher): merkt sich, ob Sie den hellen oder den dunklen Modus gewählt haben.
• wime:…Kleine Einstellungen (lokaler Speicher): zum Beispiel ein Hinweis, den Sie geschlossen haben, oder wann die Installation der App wieder angeboten wird.
• Offline-Kopie (der Cache des Service Workers): Die Web-App speichert ihre Dateien auf Ihrem Gerät, damit sie schnell öffnet und eine Seite zeigen kann, wenn die Verbindung abbricht. Die Seiten, die Sie besucht haben, werden beim Abmelden daraus entfernt.

Wir nutzen keine Analyse- oder Werbe-Cookies und kein Tracking irgendeiner Art, daher ist kein Cookie-Banner nötig. Sollte sich das je ändern, ändert sich zuerst diese Seite, und wir bitten Sie um Ihre Einwilligung.

Nach der DSGVO (EU) und dem KVKK (Türkei) können Sie Auskunft darüber verlangen, ob und wie Ihre Daten verarbeitet werden, sie einsehen und eine Kopie erhalten, sie berichtigen oder löschen lassen, ihre Verwendung einschränken lassen, sie in einem übertragbaren Format erhalten und einer Verarbeitung auf Grundlage eines berechtigten Interesses widersprechen. Beruht die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung, können Sie diese jederzeit widerrufen. Nach dem KVKK können Sie außerdem erfragen, an wen Ihre Daten in der Türkei oder im Ausland übermittelt wurden, verlangen, dass diese Empfänger über eine Berichtigung oder Löschung informiert werden, einem für Sie nachteiligen Ergebnis widersprechen, das allein auf automatisierter Auswertung beruht, und Schadensersatz für rechtswidrige Verarbeitung verlangen.

Ihr Arbeitgeber entscheidet, warum und wie die Anwesenheit erfasst wird. Richten Sie Anfragen zu Ihren Anwesenheits- und Standortdaten daher an ihn. Wenn Sie uns schreiben, leiten wir Ihre Anfrage an ihn weiter und geben ihm die Daten, die er für die Antwort braucht.

Für die Daten, für die wir der Verantwortliche sind (Konten, Abrechnung, der Nachweis zu den Nutzungsbedingungen), schreiben Sie uns an die oben genannte Adresse. Wir antworten innerhalb eines Monats (nach dem KVKK innerhalb von 30 Tagen) und bitten Sie eventuell, Ihre Identität zu bestätigen.

Sie können sich auch bei einer Datenschutzbehörde beschweren: in Estland bei der Datenschutzinspektion (Andmekaitse Inspektsioon, Tatari 39, 10134 Tallinn, www.aki.ee) oder bei der Behörde an Ihrem Wohn- oder Arbeitsort. In der Türkei, nachdem Sie sich zuerst an den Verantwortlichen gewandt haben, bei der Behörde für den Schutz personenbezogener Daten (Kişisel Verileri Koruma Kurumu, www.kvkk.gov.tr).

Sie können Ihr WorkIsHere-Konto jederzeit selbst löschen. Konto löschen

WorkIsHere ist nicht für Personen unter 16 Jahren gedacht, und wir speichern ihre Daten nicht wissentlich.

Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich der Dienst oder das Recht ändert. Das Datum oben zeigt die aktuelle Fassung, und über wesentliche Änderungen informieren wir Sie im Dienst, bevor sie gelten.