Utilisation de votre position

WorkIsHere est exploité par FreedX Technologies OÜ, société à responsabilité limitée immatriculée en Estonie (numéro d’immatriculation 16937909), Viru väljak 2, 10111 Tallinn, Harju maakond, Estonia. Questions sur la confidentialité : omerbabadogan@gmail.com.

Pour les données de présence et de localisation des employés, l’entreprise pour laquelle ils travaillent est le responsable du traitement : elle décide pourquoi et comment la présence est enregistrée, et nous traitons les données pour son compte, en tant que son sous-traitant. Pour les données de compte et de facturation des propriétaires d’entreprise, nous sommes le responsable du traitement.

Les Conditions d’utilisation fixent les règles d’utilisation de WorkIsHere, et les Conditions de traitement des données la manière dont nous traitons les données des employés pour chaque entreprise.

Pendant que vous êtes en service : la lecture commence quand vous touchez « J’arrive » et s’arrête quand vous touchez « Je pars ». Sans pilote automatique, votre position n’est lue à aucun autre moment.

L’app web lit votre position tant que son écran de pointage est ouvert. Si votre entreprise utilise le niveau de localisation 2 ou 3, elle peut aussi envoyer des vérifications de position à des moments aléatoires pendant votre service, environ toutes les 30 minutes par défaut et au plus une fois par heure avec l’offre gratuite : en ouvrir une partage votre position une fois. Tant que l’app est fermée et que vous n’ouvrez pas de notification, rien n’est lu, sauf si les vérifications en service sont activées dans l’app WorkIsHere pour téléphone : dans ce cas, uniquement pendant votre service, le téléphone répond seul à chaque vérification par un seul relevé de position.

Nous enregistrons :

• À l’arrivée et au départ : les coordonnées, la précision GPS, l’heure et la distance au site.
• Des relevés de position avec les mêmes informations : toutes les 30 minutes par défaut tant que l’écran de pointage est ouvert, et un à chaque ouverture d’une notification de vérification. Le fait d’avoir répondu à temps ou manqué chaque vérification est aussi enregistré, et vos responsables peuvent le voir.
• Avec le pilote automatique, à chaque franchissement du cercle du lieu de travail : les mêmes informations une fois, et si vous êtes entré ou sorti.
• Le type d’appareil et le navigateur, pour aider à diagnostiquer les problèmes.

Votre trajet entre deux relevés n’est pas enregistré. Sans pilote automatique, rien n’est enregistré en dehors de votre temps de service.

Le pilote automatique reste désactivé tant que vous ne l’activez pas dans l’app WorkIsHere pour téléphone, et il demande son propre consentement. Quand il est activé, votre téléphone surveille le cercle de votre lieu de travail grâce à sa propre surveillance de zone, et non avec un GPS en continu.

Ce n’est que lorsque vous franchissez le cercle que l’app prend un seul relevé de position et l’envoie, pour que votre arrivée ou votre départ puisse être pointé. Votre position entre deux franchissements et votre trajet ne sont jamais enregistrés. Les vérifications de position pendant votre service n’ont lieu que si votre entreprise utilise le niveau de localisation 2 ou 3.

Vous pouvez désactiver le pilote automatique dans l’app, sauf si votre entreprise exige le niveau de localisation 3, et vous pouvez toujours modifier l’autorisation de localisation dans les réglages de votre téléphone. Si votre entreprise exige un niveau et que votre téléphone n’est pas configuré pour ce niveau, vos pointages sont quand même acceptés mais marqués, pour que votre entreprise puisse le voir. Votre entreprise peut aussi désactiver le pilote automatique pour tout le monde.

Lorsqu’elles sont fermées, les apps WorkIsHere pour téléphone n’utilisent votre position que pour deux fonctions facultatives que vous activez vous-même. Toutes deux nécessitent l’autorisation de localisation « Toujours » (iPhone) ou « Toujours autoriser » (Android) :

• Vérifications en service : uniquement tant que votre service est ouvert, votre téléphone répond seul et en silence à chaque vérification de position de votre entreprise, par un seul relevé de position. Pendant le service en cours, il surveille aussi le cercle de votre lieu de travail : quand vous le franchissez, il envoie un relevé et peut vous demander si vous partez. Une fois votre service clôturé, rien n’est lu.
• Pilote automatique : la surveillance de zone propre à votre téléphone surveille les cercles de vos lieux de travail, même quand l’app est fermée, et ne réveille l’app que lorsque vous en franchissez un. L’app prend alors un relevé, l’envoie et s’arrête. Il n’y a ni GPS en continu ni service de localisation actif en arrière-plan.

Sur Android, tant que les vérifications en service sont activées pendant un service en cours, ou que le pilote automatique est activé, une notification reste dans votre barre de notifications (« Vérifications en service activées » ou « Pilote automatique activé ») pour que vous sachiez toujours que votre position peut être partagée. Elle disparaît quand vous pointez votre départ ou que vous les désactivez. Pendant qu’une vérification en service prend son relevé, une brève notification « Confirmation de votre position… » peut aussi s’afficher.

Vous pouvez désactiver l’une ou l’autre de ces fonctions dans l’app, sauf si votre entreprise l’exige, et vous pouvez toujours modifier l’autorisation de localisation dans les réglages de votre téléphone.

Votre entreprise choisit l’un des trois niveaux de localisation : le niveau 1 correspond au pointage d’arrivée et de départ avec la position ; le niveau 2 ajoute des vérifications de position pendant le service ; le niveau 3 ajoute le pilote automatique. Elle peut rendre son niveau obligatoire ou seulement recommandé. Les autorisations de localisation de votre téléphone restent votre choix : si vous ne les accordez pas, vous pouvez quand même pointer, et votre entreprise voit que votre configuration est en dessous de son niveau.

Votre entreprise peut exempter certaines personnes du contrôle de position, comme les chauffeurs ou le personnel de terrain. Leur position reste enregistrée au pointage d’arrivée et de départ, mais elle n’est jamais comparée à un lieu de travail : pas de signalement hors site, pas de vérifications de position pendant le service et pas de pilote automatique.

Vous voyez vos propres arrivées, départs et votre historique. Les propriétaires et responsables de l’entreprise pour laquelle vous travaillez voient les données de leurs propres équipes.

Les autres entreprises ne peuvent pas voir vos données, même si elles utilisent la même plateforme.

Les relevés de position sont supprimés automatiquement après la durée fixée par votre entreprise : au plus 30 jours avec l’offre gratuite et 90 jours avec l’offre Équipe, où 90 est la valeur par défaut. Un contrat Entreprise peut prévoir une autre durée.

Les heures d’arrivée et de départ, la position relevée à ces moments et la durée de chaque service sont conservées comme données de présence, car les entreprises s’en servent pour calculer les heures. L’entreprise décide de leur durée de conservation tant qu’elle utilise WorkIsHere ; après son départ, nous les supprimons dans un délai de 90 jours.

Autres données :

• Notifications : supprimées 90 jours après leur lecture, ou après 180 jours si elles n’ont jamais été lues.
• Les informations de votre compte : jusqu’à ce que vous supprimiez votre compte.
• Si vous vous connectez avec Apple : un jeton de connexion Apple chiffré, conservé uniquement pour que nous puissions demander à Apple de révoquer l’accès de WorkIsHere quand vous supprimez votre compte. Il est alors révoqué et supprimé.
• Factures et justificatifs de paiement : 7 ans à compter de la fin de l’exercice comptable, comme l’exige le droit comptable estonien.
• La trace de votre acceptation des Conditions d’utilisation (l’identifiant de votre compte, la version, l’heure, où vous les avez acceptées, et votre navigateur ou app) : conservée après la suppression de votre compte, comme preuve de l’accord, pendant 10 ans au plus.

Le GPS peut dériver de plusieurs dizaines de mètres en intérieur. Une mesure hors du cercle ne vaut pas preuve à elle seule ; elle est signalée pour vérification par un responsable.

Si votre entreprise active le mode strict, vous ne pouvez pas pointer en étant nettement hors du cercle.

Avant votre premier pointage, l’app vous montre comment votre position est utilisée et enregistre que vous l’avez accepté, avec la date et la version de l’avis.

Votre navigateur ou votre téléphone demande aussi l’autorisation de localisation. Vous pouvez la retirer à tout moment dans ses réglages, mais vous ne pouvez pas pointer sans elle.

Votre employeur enregistre la présence sur la base légale adaptée à sa situation : en général votre contrat de travail, une obligation légale d’enregistrer le temps de travail, ou son intérêt légitime à savoir qui est au travail (RGPD art. 6(1)(b), (c) ou (f) ; KVKK art. 5(2)(c), (ç) ou (f)). L’avis propre à votre employeur vous indique laquelle il utilise.

L’utilisation du pilote automatique et des vérifications en service dépend du niveau de localisation choisi par votre entreprise. Quand un niveau n’est pas obligatoire, ils ne fonctionnent que si vous les activez vous-même. Dans tous les cas, l’autorisation de localisation du téléphone reste votre choix, et vous pouvez la modifier à tout moment dans les réglages de votre téléphone, sans effet sur ce qui a été enregistré auparavant.

Pour les propriétaires et responsables d’une entreprise, nous conservons les informations de compte qu’ils nous donnent (nom, adresse e-mail, numéro de téléphone s’il est ajouté, et langue) ainsi que l’offre, les licences et les factures de l’entreprise. Si vous vous connectez avec Apple ou Google, nous recevons de leur part votre nom et votre adresse e-mail (avec Apple, éventuellement une adresse relais).

Sur le web, les paiements sont traités par Stripe, et dans les apps par Apple (App Store) et Google (Google Play). Ils reçoivent directement vos informations de paiement : WorkIsHere ne voit jamais votre numéro de carte. Nous ne recevons que ce dont nous avons besoin pour gérer l’abonnement : son statut, l’offre et le nombre de licences, la période et les factures.

Lorsque quelqu’un utilise le service, les serveurs de nos prestataires enregistrent des données techniques telles que l’adresse IP, l’heure et la requête, afin de garder le service sûr et de détecter les pannes. Ces journaux ne sont conservés que peu de temps.

Pour les données de présence et de localisation des employés, votre employeur décide de la base légale (voir ci-dessus). Pour les données dont nous sommes nous-mêmes le responsable du traitement, nous nous appuyons sur :

• Votre compte et le service auquel vous ou votre entreprise avez souscrit : le contrat (RGPD art. 6(1)(b) ; KVKK art. 5(2)(c)).
• Factures et justificatifs de paiement : notre obligation légale de conserver des documents comptables (RGPD art. 6(1)(c) ; KVKK art. 5(2)(ç)).
• Sécurité, prévention des abus et correction des pannes, y compris les journaux techniques : notre intérêt légitime à fournir un service sûr et qui fonctionne (RGPD art. 6(1)(f) ; KVKK art. 5(2)(f)).
• La trace de votre acceptation des Conditions d’utilisation : notre intérêt légitime à pouvoir prouver l’accord (RGPD art. 6(1)(f) ; KVKK art. 5(2)(e)).

Un compte nécessite un nom et une adresse e-mail, et pointer avec votre téléphone nécessite sa position : sans eux, cette partie du service ne peut pas fonctionner. Tout le reste est facultatif.

Nous n’utilisons pas les données personnelles à des fins publicitaires, nous ne les vendons pas et nous ne prenons aucune décision concernant qui que ce soit par des moyens uniquement automatisés. Le pilote automatique et le mode strict enregistrent des pointages automatiquement, mais vos responsables voient ces données et peuvent les corriger, et vous pouvez le leur demander.

Nous faisons appel à ces prestataires pour faire fonctionner WorkIsHere. Ils ne traitent les données que pour nous fournir leur service, et sont tenus par contrat de les protéger au moins aussi bien que nous :

• Supabase : la base de données et la connexion, où sont stockées les données de compte, de présence et de localisation, dans l’UE (Irlande).
• Vercel : l’hébergement du site web et de l’app web, qui fonctionne dans l’UE (Dublin) et vous parvient par le réseau mondial de Vercel.
• Firebase Cloud Messaging (Google) et le service Apple Push Notification : l’acheminement des notifications, comme les vérifications de position et les rappels, vers votre téléphone.
• Google Maps Platform (Google) : les cartes de l’app Android, par exemple le cercle d’un lieu de travail ou l’endroit où un pointage a été enregistré. Pour dessiner une carte, Google reçoit la zone affichée et l’adresse IP de votre appareil. L’app iPhone utilise Plans d’Apple et l’app web les cartes OpenStreetMap de la même manière.
• Stripe, Apple et Google : les paiements, comme décrit ci-dessus, et la connexion quand vous choisissez « Continuer avec Apple » ou « Continuer avec Google ».

Nos données sont stockées dans l’UE. Certains de nos prestataires, ou des sociétés de leur groupe, sont situés hors de l’UE, principalement aux États-Unis (et, pour Supabase, à Singapour), et peuvent accéder à certaines données depuis ces pays, par exemple pour l’assistance ou pour acheminer des notifications. Nous ne l’autorisons qu’avec une garantie admise par le RGPD : les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou, pour les sociétés certifiées au titre du cadre de protection des données UE-États-Unis, la décision d’adéquation de la Commission. Demandez-nous une copie de la garantie à l’adresse ci-dessus.

Si vous travaillez en Turquie, l’utilisation de WorkIsHere transfère vos données à l’étranger au sens de l’art. 9 de la KVKK. Votre employeur est responsable de la garantie exigée par la loi, comme le contrat type du Conseil de protection des données personnelles, que nous signons avec lui sur demande.

WorkIsHere ne stocke sur votre appareil que ce dont il a besoin pour fonctionner :

• sb-…-auth-tokenSession de connexion : vous garde connecté. Supprimée quand vous vous déconnectez.
• NEXT_LOCALENEXT_LOCALE_PROBEDLangue : mémorise la langue que vous avez choisie. Le second est un marqueur de dix minutes qui évite de lire la langue de votre compte à chaque page.
• wime_last_businessDernière entreprise : ouvre l’entreprise que vous avez utilisée en dernier.
• wime-themeThème (stockage local) : mémorise si vous avez choisi le mode clair ou sombre.
• wime:…Petits réglages (stockage local) : par exemple un avis que vous avez fermé, ou le moment où proposer de nouveau l’installation de l’app.
• Copie hors ligne (le cache du service worker) : l’app web conserve ses fichiers sur votre appareil, pour s’ouvrir rapidement et pouvoir afficher une page quand la connexion est coupée. Les pages que vous avez consultées en sont retirées quand vous vous déconnectez.

Nous n’utilisons aucun cookie d’analyse ou de publicité ni aucun suivi d’aucune sorte : aucun bandeau de cookies n’est donc nécessaire. Si cela devait changer, cette page changerait d’abord, et nous vous demanderions votre consentement.

Au titre du RGPD (UE) et de la KVKK (Turquie), vous pouvez demander à savoir si et comment vos données sont traitées, à les consulter et à en obtenir une copie, à les faire rectifier ou supprimer, à en limiter l’utilisation, à les recevoir dans un format portable, et vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime. Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. Au titre de la KVKK, vous pouvez aussi demander à qui vos données ont été transférées en Turquie ou à l’étranger, demander que ces destinataires soient informés d’une rectification ou d’une suppression, vous opposer à un résultat qui vous est défavorable et qui découle uniquement d’une analyse automatisée, et demander réparation en cas de traitement illicite.

Votre employeur décide pourquoi et comment la présence est enregistrée : adressez-lui donc vos demandes concernant vos données de présence et de localisation. Si vous nous écrivez, nous lui transmettons votre demande et nous lui fournissons les données dont il a besoin pour y répondre.

Pour les données dont nous sommes le responsable du traitement (comptes, facturation, trace de l’acceptation des Conditions d’utilisation), écrivez-nous à l’adresse ci-dessus. Nous répondons dans un délai d’un mois (30 jours au titre de la KVKK) et pouvons vous demander de confirmer votre identité.

Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès d’une autorité de protection des données : en Estonie, l’Inspection de la protection des données (Andmekaitse Inspektsioon, Tatari 39, 10134 Tallinn, www.aki.ee), ou l’autorité du lieu où vous vivez ou travaillez. En Turquie, après vous être d’abord adressé au responsable du traitement, auprès de l’Autorité de protection des données personnelles (Kişisel Verileri Koruma Kurumu, www.kvkk.gov.tr).

Vous pouvez supprimer vous-même votre compte WorkIsHere à tout moment. Supprimer votre compte

WorkIsHere n’est pas destiné aux personnes de moins de 16 ans, et nous ne conservons pas sciemment leurs données.

Nous mettons à jour cette politique quand le service ou la loi change. La date en haut de la page indique la version en vigueur, et nous vous informons dans le service des modifications importantes avant qu’elles ne s’appliquent.