Konumunuz nasıl kullanılır

WorkIsHere’i, Estonya’da kayıtlı bir limited şirket olan FreedX Technologies OÜ işletir (sicil kodu 16937909), Viru väljak 2, 10111 Tallinn, Harju maakond, Estonia. Gizlilikle ilgili sorularınız için: omerbabadogan@gmail.com.

Çalışanların mesai ve konum verilerinde veri sorumlusu, çalıştıkları işletmedir: mesainin neden ve nasıl kaydedileceğine o karar verir, biz de verileri onun adına veri işleyen olarak işleriz. İşletme sahiplerinin hesap ve fatura verilerinde veri sorumlusu biziz.

WorkIsHere’i kullanma kurallarını Kullanım Koşulları, çalışanların verilerini her işletme adına nasıl işlediğimizi ise Veri İşleme Koşulları belirler.

Giriş yapmışken: okuma “Geldim” düğmesine bastığınızda başlar, “Çıkıyorum” düğmesine bastığınızda biter. Otomatik pilot kapalıyken bunun dışında konumunuz okunmaz.

Web uygulaması konumunuzu giriş-çıkış ekranı açıkken okur. İşletmeniz 2. veya 3. konum seviyesini kullanıyorsa mesai sırasında rastgele anlarda konum kontrolü de gönderebilir: varsayılan olarak yaklaşık 30 dakikada bir, Ücretsiz planda en fazla saatte bir. Bildirimi açtığınızda konumunuz bir kez paylaşılır. Uygulama kapalıyken ve bir bildirimi açmadığınız sürece konumunuz okunmaz. Tek istisna, WorkIsHere telefon uygulamasında mesai konum kontrolleri açıksa: o zaman yalnızca mesainiz sırasında telefon her kontrole kendiliğinden tek bir konum okumasıyla yanıt verir.

Şunlar kaydedilir:

• Giriş ve çıkış anında: koordinatlar, GPS doğruluğu, saat ve iş yerine olan mesafe.
• Aynı bilgileri içeren konum bildirimleri: giriş-çıkış ekranı açıkken varsayılan olarak 30 dakikada bir ve bir konum kontrolü bildirimini her açtığınızda bir kez. Her konum kontrolüne zamanında yanıt verilip verilmediği de kaydedilir ve yöneticileriniz bunu görebilir.
• Otomatik pilot açıkken, iş yeri dairesinden her geçişte: aynı bilgiler bir kez ve içeri mi dışarı mı geçtiğiniz.
• Sorunları ayırt edebilmek için cihaz türü ve tarayıcı bilgisi.

Bildirimler arasındaki güzergâhınız kaydedilmez. Otomatik pilot kapalıyken mesai dışında hiçbir şey kaydedilmez.

Otomatik pilot, WorkIsHere telefon uygulamasında siz açana kadar kapalıdır ve ayrıca onayınızı ister. Açıkken telefonunuz iş yerinizin dairesini kendi bölge izleme özelliğiyle izler, sürekli GPS kullanmaz.

Uygulama yalnızca daireden geçtiğinizde tek bir konum okur ve gönderir; böylece girişiniz ya da çıkışınız yapılabilir. Geçişler arasındaki konumunuz ve güzergâhınız hiçbir zaman kaydedilmez. Mesai sırasındaki konum kontrolleri yalnızca işletmeniz 2. veya 3. konum seviyesini kullanıyorsa yapılır.

İşletmeniz 3. konum seviyesini zorunlu kılmadıkça otomatik pilotu uygulamadan kapatabilirsiniz; telefon ayarlarındaki konum iznini ise her zaman değiştirebilirsiniz. İşletmeniz bir seviyeyi zorunlu kıldıysa ve telefonunuz buna göre ayarlı değilse girişleriniz yine kabul edilir, ancak işletmenizin görebilmesi için işaretlenir. İşletmeniz otomatik pilotu herkes için de kapatabilir.

WorkIsHere telefon uygulamaları kapalıyken konumunuzu yalnızca sizin açtığınız iki isteğe bağlı özellik için kullanır. İkisi de “Her Zaman” (iPhone) ya da “Her zaman izin ver” (Android) konum iznini gerektirir:

• Mesai konum kontrolleri: yalnızca mesainiz açıkken telefonunuz, işletmenizin her konum kontrolüne kendiliğinden ve sessizce tek bir konum okumasıyla yanıt verir. Açık mesai boyunca iş yerinizin dairesini de izler: daireden geçtiğinizde tek bir okuma gönderir ve çıkıp çıkmadığınızı sorabilir. Mesainiz kapandıktan sonra konum okunmaz.
• Otomatik pilot: telefonunuzun kendi bölge izleme özelliği, uygulama kapalıyken de iş yerlerinizin dairelerini izler ve uygulamayı yalnızca bir daireden geçtiğinizde uyandırır. Uygulama o zaman tek bir okuma alır, gönderir ve durur. Sürekli GPS ya da arka planda sürekli çalışan bir konum hizmeti yoktur.

Android’de, açık bir vardiya sırasında vardiya konum kontrolleri açıkken veya otomatik pilot açıkken bildirim çubuğunuzda bir bildirim kalır (“Vardiya konum kontrolleri açık” ya da “Otomatik pilot açık”); böylece konumunuzun paylaşılabileceğini her zaman bilirsiniz. Çıkış yaptığınızda ya da bunları kapattığınızda kaybolur. Bir vardiya konum kontrolü konumunuzu okurken kısa bir “Konumunuz doğrulanıyor…” bildirimi de görünebilir.

İşletmeniz zorunlu kılmadıkça iki özelliği de uygulamadan kapatabilirsiniz; telefon ayarlarındaki konum iznini ise her zaman değiştirebilirsiniz.

İşletmeniz üç konum seviyesinden birini seçer: seviye 1 konumla giriş ve çıkıştır; seviye 2 buna mesai sırasında konum kontrollerini ekler; seviye 3 buna otomatik pilotu ekler. Seviyesini zorunlu ya da yalnızca öneri olarak belirleyebilir. Telefonunuzdaki konum izinleri sizin tercihiniz olarak kalır: izin vermezseniz yine giriş yapabilirsiniz, işletmeniz de kurulumunuzun seviyesinin altında olduğunu görür.

İşletmeniz sürücüler ya da saha çalışanları gibi bazı kişileri konumdan muaf tutabilir. Bu kişilerin konumu giriş ve çıkışta yine kaydedilir ama hiçbir iş yeriyle karşılaştırılmaz: dışarıda işareti, mesai sırasında konum kontrolü ve otomatik pilot olmaz.

Kendi giriş, çıkış ve geçmişinizi siz görürsünüz. Çalıştığınız işletmenin sahipleri ve yöneticileri kendi personelinin kayıtlarını görür.

Başka işletmeler, aynı platformu kullansalar bile kayıtlarınızı göremez.

Konum bildirimleri işletmenizin belirlediği süre sonunda otomatik olarak silinir: Ücretsiz planda en fazla 30 gün, Ekip planında en fazla 90 gün (varsayılan 90). Kurumsal sözleşmelerde farklı bir süre belirlenebilir.

Giriş ve çıkış saatleri, o anlarda alınan konum ve mesai süresi çalışma kaydı olarak saklanır; işletmeler çalışma saatlerini bu kayıtlardan hesaplar. İşletme WorkIsHere’i kullandığı sürece bunları ne kadar tutacağına kendisi karar verir; ayrıldıktan sonra 90 gün içinde sileriz.

Diğer veriler:

• Bildirimler: okunduktan 90 gün sonra, hiç okunmazsa 180 gün sonra silinir.
• Hesap bilgileriniz: hesabınızı silene kadar.
• Apple ile giriş yaparsanız: şifrelenmiş bir Apple giriş anahtarı. Yalnızca hesabınızı sildiğinizde Apple’dan WorkIsHere’in erişimini iptal etmesini isteyebilmek için saklanır; o zaman iptal edilir ve silinir.
• Faturalar ve ödeme kayıtları: Estonya muhasebe mevzuatının gerektirdiği gibi, mali yılın sonundan itibaren 7 yıl.
• Kullanım Koşullarını kabul ettiğinize dair kayıt (hesabınızın kimliği, sürüm, zaman, nerede kabul ettiğiniz ve tarayıcınız ya da uygulamanız): sözleşmenin kanıtı olarak hesabınız silindikten sonra da en fazla 10 yıl saklanır.

GPS kapalı alanlarda onlarca metre sapabilir. Dairenin dışında görünen bir kayıt tek başına kanıt sayılmaz; yöneticinin incelemesi için işaretlenir.

İşletmeniz katı modu açtıysa, dairenin açıkça dışındayken giriş yapamazsınız.

İlk girişinizden önce uygulama, konumunuzun nasıl kullanıldığını size gösterir ve bunu kabul ettiğinizi, tarihi ve metnin sürümüyle birlikte kaydeder.

Tarayıcınız ya da telefonunuz ayrıca konum izni ister. Bu izni ayarlarından istediğiniz zaman kaldırabilirsiniz, ancak izin olmadan giriş yapılamaz.

İşvereniniz mesaiyi kendi durumuna uyan hukuki dayanakla kaydeder: genellikle iş sözleşmeniz, çalışma süresini kaydetme yönündeki yasal yükümlülüğü ya da kimin işte olduğunu bilmekteki meşru menfaati (KVKK md. 5(2)(c), (ç) veya (f); GDPR md. 6(1)(b), (c) veya (f)). Hangisini kullandığını işvereninizin kendi aydınlatma metni söyler.

Otomatik pilotun ve mesai konum kontrollerinin kullanılıp kullanılmadığı, işletmenizin seçtiği konum seviyesine bağlıdır. Bir seviye zorunlu değilse yalnızca siz açarsanız çalışırlar. Her durumda telefonun konum izni sizin tercihinizdir ve daha önce kaydedilenleri etkilemeden istediğiniz zaman telefon ayarlarından değiştirebilirsiniz.

Bir işletmenin sahipleri ve yöneticileri için, bize verdikleri hesap bilgilerini (ad, e-posta adresi, eklendiyse telefon numarası ve dil) ve işletmenin planını, koltuklarını ve faturalarını saklarız. Apple ya da Google ile giriş yaparsanız adınızı ve e-posta adresinizi onlardan alırız (Apple’da bu bir yönlendirme adresi olabilir).

Web’deki ödemeleri Stripe, uygulamalardaki ödemeleri Apple (App Store) ve Google (Google Play) alır. Ödeme bilgilerinizi doğrudan onlar alır: WorkIsHere kart numaranızı hiçbir zaman görmez. Biz yalnızca aboneliği yürütmek için gerekenleri alırız: durumu, planı ve koltuk sayısını, dönemi ve faturaları.

Hizmeti kullanan herkes için sağlayıcılarımızın sunucuları, hizmeti güvende tutmak ve hataları bulmak amacıyla IP adresi, zaman ve istek gibi teknik verileri kaydeder. Bu kayıtlar yalnızca kısa bir süre saklanır.

Çalışanların mesai ve konum verileri için hukuki dayanağa işvereniniz karar verir (yukarıya bakın). Kendimizin veri sorumlusu olduğu veriler için dayanaklarımız:

• Hesabınız ve sizin ya da işletmenizin kaydolduğu hizmet: sözleşme (KVKK md. 5(2)(c); GDPR md. 6(1)(b)).
• Faturalar ve ödeme kayıtları: muhasebe kayıtlarını saklama yönündeki yasal yükümlülüğümüz (KVKK md. 5(2)(ç); GDPR md. 6(1)(c)).
• Teknik kayıtlar dahil güvenlik, kötüye kullanımın önlenmesi ve hataların giderilmesi: güvenli ve çalışan bir hizmetteki meşru menfaatimiz (KVKK md. 5(2)(f); GDPR md. 6(1)(f)).
• Kullanım Koşullarını kabul ettiğinize dair kayıt: sözleşmeyi ispat edebilmek, yani bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (KVKK md. 5(2)(e); GDPR md. 6(1)(f)).

Bir hesap için ad ve e-posta adresi, telefonla giriş yapmak için de telefonun konumu gerekir: bunlar olmadan hizmetin o bölümü çalışamaz. Geri kalan her şey isteğe bağlıdır.

Kişisel verileri reklam için kullanmaz, satmaz ve kimse hakkında yalnızca otomatik yollarla karar vermeyiz. Otomatik pilot ve katı mod girişleri otomatik kaydeder, ancak yöneticileriniz kayıtları görür ve düzeltebilir; siz de bunu isteyebilirsiniz.

WorkIsHere’i işletmek için şu sağlayıcıları kullanırız. Verileri yalnızca bize hizmetlerini sunmak için işlerler ve sözleşmeyle verileri en az bizim kadar korumakla yükümlüdürler:

• Supabase: hesap, mesai ve konum verilerinin AB’de (İrlanda) saklandığı veritabanı ve oturum açma.
• Vercel: AB’de (Dublin) çalışan ve size Vercel’in dünya çapındaki ağı üzerinden ulaşan web sitesinin ve web uygulamasının barındırılması.
• Firebase Cloud Messaging (Google) ve Apple Anında Bildirim hizmeti: konum kontrolleri ve hatırlatmalar gibi bildirimlerin telefonunuza iletilmesi.
• Google Haritalar Platformu (Google): Android uygulamasındaki haritalar, örneğin bir iş yerinin dairesi ya da bir girişin kaydedildiği yer. Haritayı çizmek için Google gösterilen bölgeyi ve cihazınızın IP adresini alır. iPhone uygulaması aynı şekilde Apple Haritalar’ı, web uygulaması ise OpenStreetMap haritalarını kullanır.
• Stripe, Apple ve Google: yukarıda anlatılan ödemeler ve “Apple ile devam et” ya da “Google ile devam et” seçtiğinizde oturum açma.

Verilerimiz AB’de saklanır. Sağlayıcılarımızın bazıları ya da gruplarındaki şirketler AB dışında, çoğunlukla Amerika Birleşik Devletleri’nde (Supabase için ayrıca Singapur’da) bulunur ve örneğin destek vermek ya da bildirim iletmek için bazı verilere oradan erişebilir. Buna yalnızca GDPR’ın izin verdiği bir güvenceyle izin veririz: Avrupa Komisyonu’nun standart sözleşme hükümleri ya da AB-ABD Veri Gizliliği Çerçevesi kapsamında sertifikalı şirketler için Komisyon’un yeterlilik kararı. Güvencenin bir kopyasını yukarıdaki adresten isteyebilirsiniz.

Türkiye’de çalışıyorsanız WorkIsHere’in kullanılması, verilerinizin KVKK md. 9 kapsamında yurt dışına aktarılması anlamına gelir. Kanunun gerektirdiği güvenceden, örneğin Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun talep üzerine onunla imzaladığımız standart sözleşmesinden, işvereniniz sorumludur.

WorkIsHere cihazınızda yalnızca çalışması için gerekenleri saklar:

• sb-…-auth-tokenOturum: oturumunuzun açık kalmasını sağlar. Çıkış yaptığınızda silinir.
• NEXT_LOCALENEXT_LOCALE_PROBEDDil: seçtiğiniz dili hatırlar. İkincisi, hesabınızın dilinin her sayfada yeniden okunmaması için on dakikalık bir işarettir.
• wime_last_businessSon işletme: en son kullandığınız işletmeyi açar.
• wime-themeTema (yerel depolama): açık ya da koyu modu seçip seçmediğinizi hatırlar.
• wime:…Küçük ayarlar (yerel depolama): örneğin kapattığınız bir bildirim ya da uygulamayı yükleme önerisinin ne zaman yeniden gösterileceği.
• Çevrimdışı kopya (service worker önbelleği): web uygulaması, hızlı açılması ve bağlantı kesildiğinde bir sayfa gösterebilmesi için dosyalarını cihazınızda tutar. Ziyaret ettiğiniz sayfalar çıkış yaptığınızda buradan silinir.

Analiz ya da reklam çerezi kullanmıyoruz ve hiçbir şekilde takip yapmıyoruz; bu yüzden çerez bildirimine gerek yoktur. Bu bir gün değişirse önce bu sayfa değişir ve onayınızı isteriz.

KVKK (md. 11) ve GDPR kapsamında verilerinizin işlenip işlenmediğini ve nasıl işlendiğini öğrenme, verilerinizi görme ve bir kopyasını alma, düzeltilmesini ya da silinmesini isteme, kullanımının kısıtlanmasını isteme, taşınabilir bir biçimde alma ve meşru menfaate dayanan işlemeye itiraz etme hakkınız vardır. Onayınıza dayanan işlemede onayınızı istediğiniz zaman geri alabilirsiniz. KVKK kapsamında ayrıca verilerinizin yurt içinde ya da yurt dışında kimlere aktarıldığını öğrenebilir, düzeltme ya da silmenin bu kişilere bildirilmesini isteyebilir, yalnızca otomatik analizle aleyhinize çıkan bir sonuca itiraz edebilir ve hukuka aykırı işleme nedeniyle zararınızın giderilmesini isteyebilirsiniz.

Mesainin neden ve nasıl kaydedileceğine işvereniniz karar verir; bu yüzden mesai ve konum verilerinizle ilgili taleplerinizi ona iletin. Bize yazarsanız talebinizi ona iletir, yanıt verebilmesi için gereken verileri de sağlarız.

Veri sorumlusu olduğumuz veriler (hesaplar, faturalar, Kullanım Koşulları kaydı) için yukarıdaki adrese yazın. En geç 30 gün içinde (GDPR kapsamında bir ay) yanıt veririz ve kimliğinizi doğrulamanızı isteyebiliriz.

Bir veri koruma makamına da şikâyette bulunabilirsiniz: Türkiye’de, önce veri sorumlusuna başvurduktan sonra Kişisel Verileri Koruma Kurumu’na (www.kvkk.gov.tr); Estonya’da Veri Koruma Denetimi’ne (Andmekaitse Inspektsioon, Tatari 39, 10134 Tallinn, www.aki.ee) ya da yaşadığınız veya çalıştığınız yerdeki makama.

WorkIsHere hesabınızı istediğiniz zaman kendiniz silebilirsiniz. Hesabınızı silin

WorkIsHere 16 yaşından küçükler için tasarlanmamıştır ve bilerek onların verilerini saklamayız.

Bu politikayı hizmet ya da hukuk değiştiğinde güncelleriz. Geçerli sürümü sayfanın başındaki tarih gösterir; önemli değişiklikleri uygulanmadan önce hizmet içinde bildiririz.