位置情報の利用方法

WorkIsHere は、エストニアで登記された非公開有限責任会社である FreedX Technologies OÜ（登記コード 16937909、Viru väljak 2, 10111 Tallinn, Harju maakond, Estonia）が運営しています。プライバシーに関するお問い合わせ: omerbabadogan@gmail.com。

従業員の勤怠データおよび位置情報データについては、勤務先の事業所が管理者です。事業所が勤怠を記録する目的と方法を決定し、当社はその処理者として、事業所に代わってデータを処理します。事業所のオーナーのアカウントおよび請求に関するデータについては、当社が管理者です。

利用規約は WorkIsHere の利用に関するルールを定め、データ処理規約は当社が各事業所のために従業員のデータをどのように処理するかを定めています。

出勤中: 「出勤」をタップすると取得が始まり、「退勤」をタップすると終了します。オートパイロットを使っていない場合、それ以外のときに位置情報が取得されることはありません。

Web アプリは、出勤・退勤画面を開いている間、位置情報を取得します。事業所が位置情報レベル 2 または 3 を使用している場合は、勤務中のランダムなタイミングで位置確認を送信することもあります。頻度は初期設定で約 30 分ごと、無料プランでは最大でも 1 時間に 1 回です。位置確認を開くと、位置情報が 1 回共有されます。アプリを閉じていて通知も開かない間は、何も取得されません。ただし、WorkIsHere スマートフォンアプリで勤務中の位置確認をオンにしている場合は例外で、勤務中に限り、スマートフォンが各確認に 1 回の位置測定で自動的に回答します。

記録する内容:

• 出勤時と退勤時: 座標、GPS の精度、時刻、勤務地までの距離。
• 同じ内容の位置情報レポート: 出勤・退勤画面を開いている間は初期設定で 30 分ごと、また位置確認の通知を開くたびに 1 回。各位置確認に期限内に回答したか未回答だったかも記録され、マネージャーが閲覧できます。
• オートパイロット使用時、勤務地の円を横切るたび: 同じ内容を 1 回、および入ったか出たか。
• 問題の診断に役立てるための、端末の種類とブラウザ。

レポートとレポートの間の移動経路は記録されません。オートパイロットを使っていない場合、出勤中でない間は何も記録されません。

オートパイロットは、WorkIsHere スマートフォンアプリであなたがオンにするまでオフのままで、専用の同意を求めます。オンの間、スマートフォンは継続的な GPS ではなく、端末自体の領域モニタリング機能で勤務地の円を監視します。

円を横切ったときにのみ、アプリは位置を 1 回測定して送信し、出勤または退勤を記録できるようにします。横切る合間の位置情報や移動経路が記録されることはありません。勤務中の位置確認は、事業所が位置情報レベル 2 または 3 を使用している場合にのみ行われます。

事業所が位置情報レベル 3 を必須にしていない限り、オートパイロットはアプリでオフにできます。また、位置情報の許可はスマートフォンの設定でいつでも変更できます。事業所がレベルを必須にしていて、スマートフォンがそのレベルに設定されていない場合でも、出勤は受け付けられますが、事業所が確認できるように印が付きます。事業所は、全員のオートパイロットをオフにすることもできます。

WorkIsHere スマートフォンアプリは、閉じている間、あなた自身がオンにする 2 つの任意の機能にのみ位置情報を使用します。どちらも「常に」（iPhone）または「常に許可」（Android）の位置情報の許可が必要です。

• 勤務中の位置確認: 勤務記録が終了していない間に限り、スマートフォンが事業所からの各位置確認に、1 回の位置測定で、操作を求めることなく自動的に回答します。勤務中は勤務地の円も監視し、円を横切ると、測定を 1 回送信して、退勤するかどうかを尋ねることがあります。勤務記録が終了すると、何も取得されません。
• オートパイロット: アプリを閉じている間も、スマートフォン自体のジオフェンス機能が勤務地の円を監視し、円を横切ったときにだけアプリを起動します。アプリは位置を 1 回測定して送信し、停止します。継続的な GPS も、バックグラウンドで動き続ける位置情報サービスもありません。

Android では、勤務記録が終了していない間に勤務中の位置確認がオンのとき、またはオートパイロットがオンのとき、通知バーに通知（「勤務中の位置確認オン」または「オートパイロット オン」）が表示され続けるため、位置情報が共有される可能性があることを常に把握できます。退勤するか機能をオフにすると、通知は消えます。勤務中の位置確認が測定を行っている間、「位置情報を確認中…」という短い通知が表示されることもあります。

事業所が必須にしていない限り、どちらの機能もアプリでオフにできます。また、位置情報の許可はスマートフォンの設定でいつでも変更できます。

事業所は 3 つの位置情報レベルから 1 つを選びます。レベル 1 は位置情報付きの出勤・退勤、レベル 2 では勤務中の位置確認が加わり、レベル 3 ではオートパイロットが加わります。事業所は、そのレベルを必須にすることも、推奨にとどめることもできます。スマートフォンの位置情報の許可は、引き続きあなた自身が選べます。許可しなくても出勤でき、事業所にはあなたの設定がレベルを下回っていることが表示されます。

事業所は、ドライバーや外勤スタッフなど一部のメンバーを位置情報の対象外に設定できます。その場合も出勤時と退勤時の位置情報は記録されますが、勤務地と照合されることはありません。範囲外フラグ、勤務中の位置確認、オートパイロットはありません。

自分の出勤、退勤、履歴は自分で確認できます。勤務先の事業所のオーナーとマネージャーは、自分の事業所のメンバーの記録を閲覧できます。

同じプラットフォームを使っていても、他の事業所があなたの記録を見ることはできません。

位置情報レポートは、事業所が設定した期間が過ぎると自動的に削除されます。期間は無料プランで最長 30 日、チームプランで最長 90 日（初期設定は 90 日）です。エンタープライズ契約では、別の期間を定めることができます。

出勤・退勤の時刻、その時点で取得した位置情報、各勤務の長さは、事業所が勤務時間の算出に使うため、勤怠記録として保存されます。WorkIsHere を利用している間の保存期間は事業所が決定し、事業所が利用を終了した後は、当社が 90 日以内に削除します。

その他のデータ:

• 通知: 既読になってから 90 日後、一度も読まれなかった場合は 180 日後に削除。
• アカウント情報: アカウントを削除するまで。
• Apple でログインする場合: 暗号化された Apple のログイントークン。アカウントの削除時に、WorkIsHere のアクセス権の取り消しを Apple に依頼できるようにするためだけに保存します。その時点で取り消され、削除されます。
• 請求書および支払い記録: エストニアの会計法の定めにより、会計年度末から 7 年間。
• 利用規約に同意した記録（アカウントの ID、バージョン、日時、同意した場所、ブラウザまたはアプリ）: 契約の証拠として、アカウントの削除後も最長 10 年間保存します。

屋内では GPS が数十メートルずれることがあります。円の外と判定されても、それだけで証拠とはみなされず、マネージャーの確認対象としてフラグが付きます。

事業所が厳格モードをオンにしている場合、明らかに円の外にいるときは出勤できません。

初めての出勤の前に、アプリは位置情報の利用方法を表示し、あなたがそれを承諾したことを、日付とお知らせのバージョンとともに記録します。

ブラウザやスマートフォンからも位置情報の許可を求められます。許可はその設定でいつでも取り消せますが、許可がないと出勤できません。

雇用主は、自らの状況に合った法的根拠に基づいて勤怠を記録します。通常は、雇用契約、労働時間を記録する法的義務、または誰が勤務しているかを把握することについての正当な利益です（GDPR 第 6 条第 1 項 (b)、(c) または (f)、KVKK 第 5 条第 2 項 (c)、(ç) または (f)）。どの根拠を用いるかは、雇用主自身の通知に記載されています。

オートパイロットと勤務中の位置確認が使われるかどうかは、事業所が選ぶ位置情報レベルによって決まります。レベルが必須でない場合、これらはあなた自身がオンにしたときにのみ機能します。いずれの場合も、スマートフォンの位置情報の許可はあなた自身が選ぶもので、スマートフォンの設定でいつでも変更できます。変更しても、それ以前に記録された内容には影響しません。

事業所のオーナーとマネージャーについては、提供されたアカウント情報（氏名、メールアドレス、追加した場合は電話番号、言語）と、事業所のプラン、席数、請求書を保存します。Apple または Google でログインする場合、当社は Apple または Google から氏名とメールアドレスを受け取ります（Apple の場合は転送用アドレスのことがあります）。

Web での支払いは Stripe が、アプリでの支払いは Apple（App Store）と Google（Google Play）が処理します。支払い情報はこれらの事業者が直接受け取り、WorkIsHere がカード番号を知ることはありません。当社が受け取るのは、サブスクリプションの運用に必要な情報（ステータス、プランと席数、期間、請求書）のみです。

誰かがサービスを利用すると、当社が利用するプロバイダーのサーバーは、サービスの安全を保ち障害を特定するために、IP アドレス、日時、リクエストなどの技術データをログに記録します。これらのログは短期間のみ保存されます。

従業員の勤怠データおよび位置情報データについては、雇用主が法的根拠を決定します（上記参照）。当社自身が管理者であるデータについては、以下を根拠とします。

• あなたのアカウント、およびあなたまたは事業所が申し込んだサービス: 契約（GDPR 第 6 条第 1 項 (b)、KVKK 第 5 条第 2 項 (c)）。
• 請求書および支払い記録: 会計記録を保存する当社の法的義務（GDPR 第 6 条第 1 項 (c)、KVKK 第 5 条第 2 項 (ç)）。
• セキュリティ、不正利用の防止、障害の修正（技術ログを含む）: 安全で正常に機能するサービスについての当社の正当な利益（GDPR 第 6 条第 1 項 (f)、KVKK 第 5 条第 2 項 (f)）。
• 利用規約に同意した記録: 契約を証明できるようにすることについての当社の正当な利益（GDPR 第 6 条第 1 項 (f)、KVKK 第 5 条第 2 項 (e)）。

アカウントには氏名とメールアドレスが必要で、スマートフォンでの出勤にはその位置情報が必要です。これらがなければ、サービスの該当部分は機能しません。それ以外はすべて任意です。

当社は、個人データを広告に利用したり、販売したり、自動化された手段のみによって誰かに関する決定を行ったりすることはありません。オートパイロットと厳格モードは出勤を自動的に記録しますが、マネージャーは記録を確認して修正でき、あなたはマネージャーに修正を依頼できます。

当社は、WorkIsHere の運営に以下のプロバイダーを利用しています。これらのプロバイダーは、当社にサービスを提供するためにのみデータを処理し、少なくとも当社と同等の水準でデータを保護する契約上の義務を負っています。

• Supabase: データベースとログイン。アカウント、勤怠、位置情報のデータが EU（アイルランド）に保存されます。
• Vercel: Web サイトと Web アプリのホスティング。EU（ダブリン）で稼働し、Vercel の世界規模のネットワークを通じて配信されます。
• Firebase Cloud Messaging（Google）および Apple Push Notification service: 位置確認やリマインダーなどの通知をスマートフォンに配信します。
• Google Maps Platform（Google）: Android アプリの地図（勤務地の円や、出勤が記録された場所など）。地図を描画するために、Google は表示される範囲と端末の IP アドレスを受け取ります。iPhone アプリは Apple マップを、Web アプリは OpenStreetMap の地図を同じように使用します。
• Stripe、Apple、Google: 上記のとおりの支払い、および「Apple で続ける」または「Google で続ける」を選んだ場合のログイン。

当社のデータは EU 内に保存されます。当社のプロバイダーの一部、またはそのグループ会社は EU 域外、主に米国（Supabase についてはシンガポールも）にあり、サポートや通知の配信などのために、そこから一部のデータにアクセスすることがあります。当社は、GDPR が認める保護措置がある場合に限り、これを認めます。具体的には、欧州委員会の標準契約条項、または EU-US データプライバシーフレームワークの認証を受けた企業については欧州委員会の十分性認定です。保護措置の写しは、上記のアドレスまでご請求ください。

トルコで勤務している場合、WorkIsHere の利用により、あなたのデータは KVKK 第 9 条に基づき国外に移転されます。個人データ保護委員会の標準契約など、法律が求める保護措置については雇用主が責任を負い、当社は求めに応じて雇用主とその契約を締結します。

WorkIsHere は、動作に必要なものだけを端末に保存します。

• sb-…-auth-tokenログインセッション: ログイン状態を維持します。ログアウトすると削除されます。
• NEXT_LOCALENEXT_LOCALE_PROBED言語: 選択した言語を記憶します。2 つ目は 10 分間有効な目印で、ページごとにアカウントの言語を読み込まずに済むようにします。
• wime_last_business最後の事業所: 最後に使用した事業所を開きます。
• wime-themeテーマ（ローカルストレージ）: ライトモードとダークモードのどちらを選んだかを記憶します。
• wime:…細かな設定（ローカルストレージ）: 閉じたお知らせや、アプリのインストールを再度案内するタイミングなど。
• オフライン用コピー（サービスワーカーのキャッシュ）: Web アプリはファイルを端末に保存するため、すばやく開き、接続が切れてもページを表示できます。閲覧したページは、ログアウトするとキャッシュから削除されます。

当社は、アクセス解析や広告の Cookie を使用せず、いかなる種類のトラッキングも行わないため、Cookie バナーは必要ありません。これが変わる場合は、まずこのページを変更し、あなたの同意を求めます。

GDPR（EU）および KVKK（トルコ）に基づき、あなたは、自分のデータが処理されているかどうかとその方法を知ること、データを閲覧して写しを受け取ること、訂正または削除を求めること、利用の制限を求めること、持ち運び可能な形式で受け取ること、正当な利益に基づく処理に異議を申し立てることができます。処理があなたの同意に基づく場合、同意はいつでも撤回できます。KVKK に基づき、さらに、トルコ国内または国外で自分のデータが誰に移転されたかを尋ねること、訂正または削除を移転先に通知するよう求めること、自動化された分析のみから生じる自分に不利な結果に異議を申し立てること、違法な処理による損害の賠償を請求することができます。

勤怠を記録する目的と方法は雇用主が決定するため、勤怠データおよび位置情報データに関する請求は雇用主に送ってください。当社に連絡があった場合は、その請求を雇用主に転送し、雇用主が対応するために必要なデータを提供します。

当社が管理者であるデータ（アカウント、請求、利用規約の同意記録）については、上記のアドレスまでご連絡ください。1 か月以内（KVKK では 30 日以内）に回答します。本人確認をお願いする場合があります。

データ保護機関に苦情を申し立てることもできます。エストニアではデータ保護監督局（Andmekaitse Inspektsioon, Tatari 39, 10134 Tallinn, www.aki.ee）、またはあなたが居住または勤務する地域の機関です。トルコでは、まず管理者に申請したうえで、個人データ保護機関（Kişisel Verileri Koruma Kurumu, www.kvkk.gov.tr）に申し立てることができます。

WorkIsHere アカウントは、いつでも自分で削除できます。アカウントの削除

WorkIsHere は 16 歳未満の方を対象としておらず、当社がそのデータを故意に保持することはありません。

当社は、サービスまたは法律が変わったときに本ポリシーを更新します。冒頭の日付が現行バージョンを示します。重要な変更については、適用される前にサービス内でお知らせします。